浙江檔案新時期企業檔案管理 推薦本站點擊率最高的期刊：《浙江檔案》是經中共浙江省委宣傳部批準由浙江省檔案局、浙江省檔案學會主辦的國內外公開發行刊物。國內刊號CN：33-1055/G2，國際刊號ISSN：1006-4176。《浙江檔案》是全國檔案學、檔案事業核心期刊，發行量在全國省級檔案專業刊物中長期居第一、二位，穩定在20000份左右。近年來，本刊在國際上影響日益加大，通過中國國際圖書貿易總公司和中國出版外貿總辦理，對外發行量不斷增加。

　　摘　要：在新的歷史形勢下，要使企業檔案工作走向科學的、規范的道路，就必須逐步完善檔案管理工作，并不斷完善必要的軟硬件設施，培養檔案管理工作者責任感和使命感，提高檔案工作者的綜合素質，這是提高企業檔案工作質量和效率的必要條件。

　　關鍵詞：浙江檔案,新形勢,企業檔案

　　企業檔案是企業在各項活動中形成的全部檔案的總和，它原始地記錄了一個企業的發展過程，對維護企業經濟利益和歷史面貌、為企業發展服務等方面發揮著重要作用。企業檔案工作是企業管理的重要組成部分，我們必須充分認識做好企業檔案工作的重要意義，認真做好企業檔案工作，為企業發展服務。隨著生產力的發展，新興科學不斷出現，知識更新周期縮短，企業對信息需求也越來越強烈。企業檔案室的服務內容和范圍不斷擴大、深化，尤其是信息技術在檔案室的應用，使得衡量檔案室的水平不再以館藏量的多少為標準，而是看其以最便捷的服務手段、最大限度地滿足利用者需求為最佳標準。

　　一、提高軟硬件水平

　　1.配備必要的計算機和網絡硬件設施，構建局域網或連入外部網絡

　　計算機和網絡設施是實現數字檔案資源采集、管理、長久保存和共享利用的前提，是實現數字檔案室各項功能的硬件保障，應根據基層單位的實際需要和財力投入，本著經濟適用、適當超前的原則，配備必要的信息化硬件設施，包括計算機終端和打印機、數字化掃描設備、光盤刻錄機、網絡服務器、數碼相機、數碼攝像機、路由器等網絡連接設備等等。檔案數據量較大、對安全性要求較高的基層單位，可考慮配置其他離線或在線存儲設備，如磁帶庫、光盤塔或采用 SAN 等存儲構架的其他海量存儲設備。

　　2.構建數字檔案室的軟件平臺

　　在信息化環境下，軟件系統已代替檔案管理人員成為新的檔案管理模式的核心，檔案信 息的采集、管理、利用等各個環節都離不開軟件平臺的支持，特別是對于已開展電子文件的歸檔和管理的基層單位，必須配備與電子文件一體化管理需求相適應的數字檔案室軟件平臺。但數字檔案室軟件平臺的構建是一項系統工程，涉及標準規范建設、業務功能需求分析、軟件平臺設計、開發和測試等大量工作，很難由一個基層單位直接研發。

　　二、實行人本化的管理管理模式是對管理觀念及管理方式的通用性和規律性的概括。

　　檔案館(室)傳統的管理模式是物本管理，也就是以物為本的管理，在管理過程中，以檔案材料等實物為主要管理對象，是圍繞檔案館(室)館藏而開展工作的。所謂人本管理就是以人為本的管理，在檔案室管理中把利用者和檔案工作者視為管理的主要對象和最重要的資源，是圍繞人的行為和需求進行管理的模式。在管理中，要充分考慮利用者的需求，考慮本館(室)工作人員的素質 水平、工作能力和各種需求等情況，運用各種激勵手段充分調動人的積極性，挖掘人的潛能，從而使檔案室的活力不斷增強。

　　1.以檔案用戶為中心，積極開各種深層次的檔案信息服務

　　企業的需要，是企業檔案存在的前提，企業是一個以贏利為目的的社會組織，企業的一切工作都必須以生產經營為中心，檔案工作也必須服務于企業生產經營。正確認識自身的價值和位置，堅持服務宗旨，在服務中求生存，在提高服務質量中求發展。最大限度地滿足企業的利用需求，盡可能多參與生產經營活動，使企業員工認識檔案的價值，感到檔案是企業生產經營活動的重要組成部分。利用者的需求是企業檔案室組織一切工作的源頭，檔案室能否吸引利用者是衡量其工作優劣的主要標準。

　　2.尊重檔案人員的發展機會

　　企業應更多的為員工的個人發展提供機會，讓檔案工作者安心本職工。給檔案工作者有升遷、升職的機會，在配合相適應的檔案教育培訓計劃，讓檔案工作者認識到只有安心本職工作、愛崗敬業，才能夠有發展的機會。同時，在給予精神和物質上的獎勵，來激發檔案工作者對檔案工作的熱情和積極性。

　　三、提高檔案管理人員的素質

　　信息管理和服務的知識性，要求企業檔案部門專業人員必須具備較高的計算機和網絡技術的應用能力、外語水平以及對信息研究能力。檔案工作人員在提供檔案利用工作時應該努力做到如下幾點：

　　1.樹立明確的服務觀點，端正檔案利用工作的指導思想

　　檔案館、室工作人員都要明確認識檔案部門是提供檔案充分發揮其作用的職能部門。檔案管理人員肩負這樣的重任，一定要堅持黨性原則，樹立正確的服務觀點，積極主動提供檔案為社會主義建設服務。

　　2.尋求最佳利用手段，千方百計地發揮檔案的作用

　　要多渠道、多層次、多形式地為社會各方面提供檔案信息。根據社會需要，盡力擴大服務領域，改變服務方式，開展檔案情報交流，館際協作等等。

　　3.加強調查研究，掌握利用規律

　　檔案是一種價值無量的信息資源，要開發利用這種資源，必須從研究利用效果出發，研究檔案的利用價值和影響檔案利用的諸因素，以便獲得最佳利用效果。檔案管理人員必須具有管理素質，既懂得檔案管理知識，又懂得有關專業知識，了解館(室)藏檔案資料內容，掌握各種檔案資料的應用范圍，只有知己知彼既才能夠提高服務質量，才能做好提供利用工作。

　　四、實現檔案管理的信息化

　　計算機技術在企業事業單位檔案管理中應用越來越廣泛，對提高檔案管理現代化水平起著越來越重要的作用。計算機的功能很多，在企業事業單位檔案管理中主要應用于以下五個方面：

　　1.利用計算機技術進行檔案的歸檔、整理、編目

　　按照檔案著錄的格式將檔案目錄或全文存儲在計算機磁盤、光盤中，充分利用計算機一次輸入、多次輸出的功能，進行檔案的自動整理、編目等，節約手工勞動，提高效率。

　　2.利用計算機技術進行檔案索引、文摘、專題資料的編制

　　根據檔案用戶的需要自行選擇有關專題、利用計算機編制、打印檔案的各種索引、專題 資料、文摘等。

　　3.利用計算機技術進行檔案的流通管理

　　通過計算機技術將檔案案卷題名、檔號、存放位置、利用者、借出及歸還時間、鑒定、銷毀、移交等信息及時記錄下來，實現檔案流通全過程自動化管理。

　　4.利用計算機技術進行檔案檢索

　　充分發揮計算機強大的數據處理功能，為檔案利用者提供方便、快捷的檢索服務，及時滿足利用者的要求。

　　5.聯機檢索檔案

　　利用計算機網絡，進行不同單位、地域之間檔案的聯機檢索，實現檔案信息資源共享。

　　五、科學管理做好檔案保管工作

　　1.豐富室藏

　　伴隨企業改革與發展進程，不斷增加擴充新型檔案，是滿足企業利用的需要。隨著企業改革深化和經營規模的擴大，其具有重要的保存利用價值。這些文檔不僅內容新、內涵豐富，而且種類不一，形式多樣，既有紙質文件也有電子文件，既有文字材料也有聲像材料。經系統歸檔后，不僅使檔案信息資源更加豐富，而且使室藏結構日趨完善。豐富館藏，除將企業自身的各種有保存價值的新型文件材料及時納入室藏外，還應根據 企業利用需要，收集保管與本企業有關的信息資料，從而做到內外結合、全方位和多層次地豐富檔案室藏，確保企業利用信息的各種需求。

　　2.優化室藏

　　就是通過鑒定剔除保管期滿和無保存價值的檔案。“優化室藏”說起來容易做起來難。由于檔案鑒定理論研究相對滯后和多年來形成的檔案保管期限“寧長勿短”觀點及怕擔責任的思想，這也是造成眾多立檔單位室藏臃腫、工作效率低的根本原因。因此每年應在上級或同級檔案機關的業務指導下，借檔案綜合執法檢查之機(包括鑒定機構及專家)，從清理保管期滿檔案和撤銷單位檔案入手，依據有關規定程序，慎重而堅決地對一些過期和無保存價值的文檔進行清除，既使室藏檔案得到優化，又便于檔案保管的利用。

　　總之，在新的歷史形勢下，隨著科技的進一步發展，高新技術在檔案工作中的應盡。企業要適應歷史發展的潮流，充分認識到企業檔案在生產建設和經營等方面的重要性，轉變傳統觀念，加強檔案信息化的建設，提升檔案現代化管理，實現檔案信息資源與現代企業的可持續發展。