電子文件的特征是信息形態以數字編碼的形式存在，并且可以采用圖像、聲音、動畫等多媒體來表述其內容。隨著醫療技術的不斷發展，醫院的電子文件不斷增加，越來越多的醫療信息將以電子文件的形式產生并存儲。

　　【摘要】近年來，隨著電子信息技術的飛速發展和辦公自動化的逐步完善，電子計算機已被越來越廣泛地應用于辦公室的日常工作。以往手續繁雜的辦公行文、來往函件等都可以通過網絡直接在計算機上辦結。文件從產生到處理結案幾乎不使用紙和筆，由此而產生了大量的電子文件。這些電子文件以其快捷、方便等的優越性大大地提高了工作質量與效率，給我們的工作帶來了極大的便利。然而，如果一旦操作不當或染上病毒，后果不堪設想。因此，探討研究電子文件歸檔的方法，確保電子文件的安全，是當前醫院信息化建設的一項重要內容，也是檔案管理工作中一個急需解決的課題。

　　【關鍵詞】 電子文件;檔案

　　1 電子文件在歸檔方面的現狀與分析

　　1.1 從目前來看，電子文件在歸檔管理等方面還存在的問題

　　1.1.1 原稿被忽視，隨意遭刪改

　　在電子計算機上起草、制作文件，這是辦公室的常事。然而，一旦文件定稿打印在紙上后，作為草稿性的電子文件經常被忽視。這些電子文件絕大多數未被保留，它不是被清除就是被新文件覆蓋。許多單位對電子文件沒有采取很好的保護措施，甚至隨意對其進行增、刪、改等操作，使具有原始性的電子稿件面目全非，失去了歸檔保存的意義。

　　1.1.2 歸檔程序不明確，存貯載體不安全

　　電子文件的歸檔就是依據歸檔的范圍，通過計算機對處理完畢的有價值的文件進行收集、篩選、分類并使之轉化成為電子形態的數字化檔案的一項工作。但是，目前有相當一部分單位對電子文件的歸檔程序不明確，存貯載體也存在安全問題。如有許多單位的辦公自動化系統在設計時沒有考慮到檔案工作的特殊性和技術性，把應歸檔文件只是簡單地保存在計算機硬盤存儲器上，這樣，一旦信息系統出現問題，電子文件就會遭到破壞，甚至全部丟失。有些單位以軟磁盤作為電子文件存貯的介質，由于軟磁盤極易遭到損壞，其保存的期限及可靠程度也存在較大問題，因此極不安全。

　　1.1.3 歸檔不鑒定，真偽不辨別電子文件的鑒定，是對其價值的斷定和對其真假進行鑒定的一項工作

　　對于電子文件收集歸檔階段的鑒定工作來說，就是解決文件的去留問題。然而，現在有些單位對歸檔電子文件的真假與價值，既不做辨別，又不做鑒定，只是將計算機上所有的文件都存到光盤上，就算歸檔了。這樣歸檔，一方面是達不到存真去偽、存精去雜的目的，另一方面是使大量珍貴的文件湮沒在價值不大或不精煉的檔案材料之中，給歸檔的管理帶來了諸多不便。

　　1.1.4 人員素質低，專業人才缺

　　電子文件的歸檔工作，不但要求工作人員必須具備檔案的專業知識，而且要有較好的計算機操作技能。從目前情況看，從事檔案工作人員中有相當一部分素質偏低，許多檔案部門缺乏專業技術人才，尤其是具備檔案管理和計算機信息處理的復合型人才。有些單位檔案部門雖然引進了現代先進的計算機設備，但因專業人才缺乏而未能讓其充分發揮作用。

　　1.2 造成上述問題的原因主要有兩個方面

　　1.2.1 思想認識問題

　　傳統的檔案工作是以紙質文件材料為主要工作對象，自從計算機應用于檔案管理后，電子文件以其自身獨特的優勢正在逐步地取代以往的紙質文件。電子文件是一種新生事物，作為一名檔案工作人員理應去認識它、接受它。然而，有一些從事檔案工作的人員對檔案信息化建設的意義認識不足，這些人觀念陳舊、意識淡薄，認為檔案還是紙質的妥當，對電子文件的優點視而不見，不接受新生事物，不參加學習培訓，不懂得計算機操作，總是按老的一套來對待工作，這就給電子文件的歸檔工作帶來了影響，這是原因之一。

　　1.2.2 管理工作滯后問題

　　目前，計算機軟件的開發很快，五花八門，日新月異。

　　然而，國家對電子文件的歸檔管理還沒有具體法律法規，許多單位對電子文件歸檔工作的管理只停留在以前對紙質文件管理的水平上，缺乏一套行之有效的對電子文件歸檔進行規范化管理的規章制度。有的單位雖然有規章制度，但其工作程序、操作方法卻沒有考慮到計算機的特點，因此，操作起來不順暢、不方便。管理工作嚴重滯后于計算機應用軟件的發展，這是影響電子文件歸檔的原因之二。

　　2 對電子文件歸檔的幾點建議

　　電子文件歸檔的目的就是要使人類活動的真實歷史記錄在電子信息時代更好的、更完整的、長期的保存下去。為此，筆者建議要做好如下幾個方面的工作。

　　2.1 更新觀念，適應形勢

　　做好電子文件的歸檔管理工作，既是信息化建設的必然要求，也是檔案信息化建設的重要組成部分。目前，發達國家已有60%以上的政府行政工作是通過因特網和其他電子通訊方式實現的。因此，作為當今信息時代的一名檔案工作者，要把檔案信息化建設提高到為經濟建設服務和促進檔案事業發展的高度來認識。要緊跟形勢、更新觀念、接受新事物，積極參加專業技術培訓，熟練掌握各種操作技能，以適應新時期檔案管理工作的需要。

　　2.2 認真收集，保護原稿

　　不論紙質檔案或是電子檔案，收集工作總是第一關，是做好歸檔管理工作的基礎。收集工作是否到位，對后續各環節有著很大的影響。如果該收集歸檔的文件沒有收集，不僅影響到檔案的完整性，更不用說開發與利用。對文件在處理過程中曾修改的，在附件上要有該文稿歷次修改的標記，各種修改信息應予以保留，不可任意進行刪除，要保護好原稿。

　　2.3 做好鑒定，確定價值

　　電子文件在歸檔之前，鑒定小組要對電子文件的真實性、完整性和有效性進行鑒定。第一要辨別電子文件的真偽;第二要確定電子文件的價值;第三要確定電子文件的完整性。只有真實的、有價值的電子文件才有保存的必要。

　　2.4 按照程序，做好歸檔

　　電子文件的歸檔，必須按照程序進行。首先，對應歸檔的電子文件進行收集、分類和整理;其次，對電子文件進行鑒定，確定其去留問題;再次，將電子文件脫機存儲在可靠的載體上并送交檔案室歸檔。設有虛擬電子檔案室的，可用郵件的形式傳遞到檔案室。在格式上，一般采用通用格式。如文檔文件采用doc格式，數據文件采用dbf文件等。在時間上，由各單位自定，按期限進行歸檔。在保存數量上，一般保存兩套以上同版本的電子文件，其中一套由檔案管理部門統一保管，另一套由相關業務部門異地保管。對網絡環境下生成的大量的業務電子文件也要做好備份，但不要將備份文件和原電子文件存放在同一臺服務器上。

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