本篇文章是由《檔案春秋》發表的一篇關于檔案的論文，是由上海市檔案館主辦的月刊。《檔案春秋》雜志由上海市檔案局主管、上海市檔案館主辦，是一本以豐富的檔案信息資源為依托，以滿足廣大人民群眾對檔案信息的知情權為服務宗旨，充分展示檔案與社會、歷史、人生密切聯系的綜合性檔案文化月刊。《檔案春秋》是目前唯一一家由中國省市檔案館主辦的、公開出版的綜合性檔案文化刊物。

　　[摘要] 高校每年會開展多項考試，科學管理檔案信息非常重要。本文首先分析高校考試檔案信息的特點，然后論述高校考試檔案信息科學化管理的建設原則，并提出有針對性的管理舉措。

　　[關鍵詞] 高校; 考試; 檔案; 科學化; 管理

　　高校每年的考試工作涉及大量的信息生成，并構成檔案信息。科學的考試檔案管理不僅要注重存儲功能，更要發揮檔案信息的參考價值。因此，設計考試檔案信息科學化管理的方案應受到充分的關注。

　　一、高校考試檔案信息的特點

　　從高校考試的實踐來看，考試檔案信息具有類別多、持續生成、信息量大的特點。首先，高校的考試可以劃分為多種類型，既有院系教學計劃范圍內的課程考試，也有國家等級考試，如英語等級考試、計算機等級考試，還有教師職稱評定考試。其次，高校的考試是持續推進的，每年都會生成新的考試信息，并擴充原有的考試檔案。最后，考試檔案信息的積累會形成龐大的信息規模，每屆師生都有自己的考試檔案，海量的考試信息給檔案管理工作帶來挑戰。

　　二、高校考試檔案信息科學化管理的原則

　　針對高校考試檔案信息的特點，科學化管理成為問題解決的關鍵。科學化是指綜合運用高校的人力、物力、財力投入，使檔案管理工作創造最優化的工作效能，改變被動管理的狀態，切實為教學和管理服務。科學化管理應遵循以下原則：

　　第一，高效性原則。現代信息技術的飛速發展為檔案信息管理提供了前所未有的便捷條件，檔案查詢的高效性必須獲得保證。高校考試信息的生成和管理應當以服務高效為宗旨，在檢索速度、保密程度、查詢方法等方面發揮優勢，打破陳舊的檔案管理模式，以新型管理模式分配資源，節約投入資金和人力物力，真正達到科學化的管理水平。

　　第二，系統性原則。高校考試檔案信息的管理是否科學需要通過系統性原則加以檢驗。考試信息可以從橫向和縱向系統劃分管理的要點，在橫向層面，不同的考試類型是區分的主要依據;而在縱向層面，個人信息、所屬年度、權限范圍等又具有各自的特征分類。只有將橫向和縱向的系統要求有機結合，才能使檔案信息管理工作不斷向縱深方向發展。比如，有的教師參與職稱評選，很有可能當年沒有成功，即生成當年個人職稱檔案，第二年還將繼續參選，進而要對個人原有的職稱檔案重新豐富。所以制定具體的檔案信息管理要求至關重要。

　　第三，實用性原則。高校考試檔案信息的實用價值不容忽視，對于考試檔案信息的管理，并不是簡單的封存，編制索引、入庫，而是要分析研究其中隱含的信息，將其搜集整理，作為對今后工作的指導。比如，院系內部英語四級考試、六級考試的通過率分析，考試違紀現象分析，考試人群分析等，都需要根據以往的考試檔案信息，進行關聯性分析和統計。

　　三、高校考試檔案信息科學化管理的舉措

　　按照以上原則的指導，高校考試檔案信息的科學化管理應當推進以下工作：

　　第一，構建雙軌制檔案信息管理模式。高校各類考試信息首先是以紙質檔案的形式生成，然后才能錄入數據庫系統，創建電子檔案。如果要提升檢索效率，就必須依托電子檔案，但又不能終止對紙質檔案的存儲和管理。所以只有區分電子檔案和紙質檔案的不同管理需求與方法，以雙軌制的管理模式開展工作才能體現科學化的管理水準。在紙質檔案管理方面，檔案人員應明確封存入庫的年限和年限期間內的檔案使用功能，如以10年為一個基本年限結點，過期將主要以封存的形式保管，在10年之內可以視具體情況而翻查原始檔案。需要特別注意的是，一般對高校考試信息的使用查詢多是以量化信息為形式，即具體的成績、參考人數、成果數量等，少數個別錯誤判定、特殊檔案信息的增加才涉及對原始檔案的翻查整理。這就要求紙質檔案的使用應更加嚴格規范，如無特殊情況，應以使用電子檔案查詢為主，盡可能確保紙質檔案的安全保密。

　　第二，建立專業的考試檔案信息管理平臺。在高效性原則的指導下，系統規劃檔案信息平臺的功能成為檔案管理工作的重中之重。有的高校在教務處內部信息系統中含有以學號進行存儲的院系學分成績統計，專業的考試檔案信息平臺可以采取和教務處網絡設立鏈接和關聯的方式，實現資源共享。為實現多種類型考試信息綜合管理的現實需求，信息平臺應設置不同的分類索引，便于分類查詢和統計。信息平臺首先應將考試類型作為基本分類，每一項考試以身份證號、學號、教師工號作為核心索引，從而有利于以個人唯一識別信息為基礎，綜合管理個人的多項考試成績，如個人跨年度考試信息結果的增加。不同考試類型之間以上述號碼為關聯依據，同時要對學生、教師、檔案管理人員以及相關負責領導分設不同的查詢權限，嚴格高校考試信息的保密管理。

　　第三，開展年度考試檔案信息的分析研究。高校檔案部門每年應組織專人對以往和最新考試檔案信息進行研究，從中提取有價值的信息應用到教學和管理工作中。為此，高校可成立專項檔案研究團隊，如各學科小組委派專人，每年和檔案管理人員配合，定期開展檔案研討，撰寫年度分析報告。比如為服務高校人才建設工程，對比分析近5年教師職稱考試變革對業務素質提升的貢獻程度，高校學生入學考試改革與學生綜合能力培養間的關系等，從而使原本處于靜態的考試檔案信息產生動態性的實用功能。

　　從考試檔案中挖掘有價值的信息對高校教學和管理的發展具有十分積極的意義。遵循科學的原則和方向，建立有效的管理舉措，高校考試檔案信息的管理將會呈現更多新的成果。

　　主要參考文獻

　　[1] 馬蘇拉，林凱. 高校考試管理信息系統的設計和實現[J]. 計算機系統應用，2009(10).

　　[2] 程曉英. 高校人力資源檔案信息化管理系統的建設與思考[J]. 檔案學研究，2010(3).