本篇文章是由《行政法論叢》發(fā)表的一篇政法論文，以馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論和“三個代表”重要思想為指導(dǎo)，全面貫徹黨的教育方針和“雙百方針”，理論聯(lián)系實際，下面小編推薦一篇關(guān)于關(guān)于機(jī)房行政管理。

　　摘要:筆者將行政管理學(xué)的知識運(yùn)用到機(jī)房管理的實際工作中,通過工作實踐提出在提高機(jī)房管理人員工作效率、合理使用機(jī)房、緩解機(jī)房緊張、節(jié)約大量人力和物力四個方面加強(qiáng)對高校機(jī)房的科學(xué)行政管理。

　　關(guān)鍵詞:高校機(jī)房;科學(xué);行政管理;管理人員

　　行政管理是國家行政機(jī)關(guān)依法對國家和社會公共事務(wù)進(jìn)行管理。無論是哪個行業(yè),那種職業(yè),其行政工作千頭萬緒。要管理社會各種公共事務(wù),需要政治學(xué)、社會學(xué)、經(jīng)濟(jì)學(xué)、心理學(xué)和法學(xué)等學(xué)科的專業(yè)知識。行政管理學(xué)就是綜合了這些學(xué)科的基本知識,自成體系,形成一門實踐性很強(qiáng)的應(yīng)用學(xué)科。筆者在臨滄師專從事機(jī)房的管理工作,尤其覺得行政管理對我們開展工作影響極大,特別是科學(xué)的行政管理對提高機(jī)房管理工作實績至關(guān)重要。為此,結(jié)合自己的工作實際,從以下幾個方面簡要談?wù)剬Ω咝�機(jī)房的科學(xué)行政管理。

　　一、提高機(jī)房管理人員工作效率方面的科學(xué)行政管理

　　高校機(jī)房的管理涉及課程教學(xué)過程中的管理、課后的設(shè)備管理、維護(hù)維修等管理任務(wù)。許多高校機(jī)房管理分工越來越細(xì),越來越明確,相應(yīng)的管理人員也就越來越多,甚至造成管理崗位設(shè)置不合理,所以科學(xué)的行政管理對高校的發(fā)展起著不可估量的作用。科學(xué)的行政管理能合理安排管理人員的工作時間,使管理人員人人有事可做、責(zé)任到人,最終將高校機(jī)房管理人員的工作效率和工作任務(wù)有機(jī)地結(jié)合起來。那么,如何將提高高校機(jī)房管理人員的工作效率和工作任務(wù)有機(jī)地結(jié)合起來呢?那就需要科學(xué)的行政管理。

　　1.制作一份便于實施的工作計劃。對于平時的日常管理工作,應(yīng)先制定一份工作計劃,計劃在先,心中有數(shù)才能使工作有條不紊。高校要有機(jī)房管理的工作計劃,無計劃工作是盲目的、無目的的,是不允許的。對于高校來說,制定機(jī)房管理計劃的依據(jù)是機(jī)房的教學(xué)計劃或機(jī)房的課程表。制作計劃的周期定為一個學(xué)期,但應(yīng)將機(jī)房管理的計劃分解為日計劃和周計劃。因為高校教學(xué)是以周為周期安排的,而機(jī)房設(shè)備故障卻呈現(xiàn)出臨時性,設(shè)備維護(hù)需每天進(jìn)行。每個工作日結(jié)束的前半個小時,先盤點當(dāng)天計劃的完成情況,并整理第二天計劃內(nèi)容的工作思路與方法。一般來講,機(jī)房管理人員會盡力完成當(dāng)天的工作,因為當(dāng)天完不成的工作將不得不延遲到下一天完成。這樣必將影響下一天乃至本周的整個工作計劃,從而陷入明日復(fù)明日的被動局面。在制定日計劃的時候,必須考慮計劃的彈性,不能將計劃制定在能力所能達(dá)到的100%,而應(yīng)該制定在能力能達(dá)到的80%,這是由管理者的工作性質(zhì)決定的。因為,管理者每天都會遇到一些意想不到的情況,如上級臨時交辦的任務(wù)。如果每天的計劃都是100%,那么,在完成臨時任務(wù)時,就必然會擠占已制定好的工作計劃,原計劃就不得不延期了。久而久之,計劃就失去了嚴(yán)肅性,機(jī)房設(shè)備不能及時修復(fù),將大大影響機(jī)房的使用。

　　2.將管理工作分類。分類原則主要包括輕重緩急原則、相關(guān)性原則、工作屬地相同原則。輕重緩急包括時間和任務(wù)兩方面的內(nèi)容。很多時候管理者會忽略時間的要求,只看中任務(wù)的重要性,這樣的理解是片面的。相關(guān)性主要是指不要將某一件任務(wù)孤立的看待。因為管理本身是一項連續(xù)性的工作,任務(wù)可能是過去某項工作的延續(xù),或者是未來某項工作的基礎(chǔ)。所以,任務(wù)開始以前,應(yīng)先向后看一看,再往前想一想,以避免前后矛盾造成返工。工作屬地相同原則指將工作地點相同的業(yè)務(wù)歸并到一塊完成,這樣可以減少因為工作地點變化造成的時間浪費,這一點對現(xiàn)場管理人員尤為重要。如果這一點處理得好,可避免在現(xiàn)場、自己的辦公地、其他部門以及其他教師之間頻繁接觸,既節(jié)約了時間,又提高了工作效率。例如我校為了節(jié)約時間,提高工作效率,對機(jī)房管理人員進(jìn)行了分類,把機(jī)房管理人員分為課間值班人員、設(shè)備維護(hù)維修人員、設(shè)備管理人員等多種類型;同樣,管理人員也分為基層管理員、中層管理員、高層管理員等多個級別,且各級別的分工不同、工作性質(zhì)也不同,但都具有專業(yè)性等特點。

　　3.按時完成計劃內(nèi)的工作。管理人員在接受工作任務(wù)的同時,都被要求在規(guī)定的時間內(nèi)完成,常常將時間與質(zhì)量兩個基本要求貫穿在完成任務(wù)的過程中。作為管理者,將任務(wù)完成的時間定在提交任務(wù)成果的最后一刻是很不明智的,這與上面提到的計劃的彈性是一脈相承的。因為,事情不會一味按個人主觀設(shè)定前進(jìn),當(dāng)應(yīng)提交的任務(wù)與臨時的事項沖突時,就只能選擇其中一項,不能二者兼顧。一個能按期按質(zhì)完成工作任務(wù)的管理人員,即使不是天天加班加點,終日忙忙碌碌,也會讓主管覺得你是一個讓人放心的人,他不會天天追問你的工作進(jìn)度如何。例如臨滄師專教務(wù)處每個學(xué)期制定使用機(jī)房的教學(xué)計劃,并將計劃分解到管理機(jī)房的現(xiàn)代教育技術(shù)中心和信息科學(xué)與技術(shù)系。現(xiàn)代教育技術(shù)中心和信息科學(xué)與技術(shù)系根據(jù)學(xué)校機(jī)房的基本情況以及教學(xué)的實際需求制定機(jī)房使用計劃和機(jī)房管理、維護(hù)維修計劃。機(jī)房管理員和機(jī)房高層管理員各盡其責(zé):機(jī)房管理員按照上述兩種計劃,對機(jī)房進(jìn)行課程教學(xué)過程中的管理、課后的設(shè)備管理、維護(hù)維修;機(jī)房高層管理員對整個機(jī)房管理工作進(jìn)行追蹤、檢查,評價效果,并要求管理人員按時按質(zhì)按量完成各自的管理任務(wù),為師生提供滿意的服務(wù)。

　　4.監(jiān)督過程管理。因為高校機(jī)房管理工作涉及各個教學(xué)系、教務(wù)處、后勤管理處等多個部門或是崗位。由于這項特定的工作有很多中間環(huán)節(jié),增加了協(xié)調(diào)的難度,所以管理人員在組織某項工作時往往只偏重于自己本身所應(yīng)完成的職責(zé),將工作傳遞到相關(guān)工作部門與工作崗位之后便聽之任之了,這樣就出現(xiàn)了工作總是不能按時完成的狀況。在檢查工作結(jié)果的時候,所涉及的中間環(huán)節(jié)會各自抱怨給予他的時間太短了,或者是某個中間環(huán)節(jié)耽誤的時間太久了等等,而工作結(jié)果只有一個,那就是你沒有如期按質(zhì)按量完成工作,你的工作業(yè)績等級被打了折扣。所以作為一名高校機(jī)房的高層管理者,要把握工作的完整性。在事先給定各個中間環(huán)節(jié)完成工作量的同時,要經(jīng)常關(guān)注他們完成的質(zhì)量與進(jìn)度,以避免其中的某個或是某些環(huán)節(jié)影響整體工作進(jìn)度;要監(jiān)督中間環(huán)節(jié)處理者按你的要求及時完成分管任務(wù),這就應(yīng)實實在在地進(jìn)行過程管理。高校機(jī)房應(yīng)實行首問負(fù)責(zé)制,設(shè)置分管校領(lǐng)導(dǎo)、主管部門負(fù)責(zé)人、機(jī)房管理負(fù)責(zé)人和機(jī)房管理員,形成層層管理模式,讓一級管一級,一級監(jiān)督一級,自上而下,抓好細(xì)節(jié)督促,哪一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)的問題,就追究哪一個環(huán)節(jié)管理者的責(zé)任,通過這些有效的科學(xué)管理,大大提高了管理人員的工作效率。因為對于過程管理的方法研究是永恒的,所以每個人只有有效地利用自己的時間才能有效地提高自己的績效。

　　二、節(jié)約大量的人力和物力方面的科學(xué)行政管理

　　科學(xué)的行政管理要在提高管理人員的工作效率的同時節(jié)約大量的物力和人力。如果高校機(jī)房的行政管理缺乏科學(xué)性,不利于充分利用和合理調(diào)配高校的人力、物力、財力、技術(shù)等資源,不利于調(diào)動管理人員的積極性、主動性和創(chuàng)造性,不利于開源節(jié)流,那將會造成高校人力和物力的浪費。所以提倡科學(xué)的行政管理,可以節(jié)約大量的物力和財力。高校要充分挖掘和最大限度地利用本校現(xiàn)有的人力、物力等各種資源,提高管理人員工作積極性,開源節(jié)流。科學(xué)的行政管理往往根據(jù)高校實際發(fā)展需要經(jīng)常進(jìn)行更新、變招,因而帶有很強(qiáng)的靈活性,比較能符合時代的發(fā)展和高校的實際。例如臨滄師專一方面根據(jù)本校的規(guī)模、學(xué)生的數(shù)量、機(jī)房的數(shù)量確定機(jī)房管理人員的職數(shù),制定人才引進(jìn)的方案,出臺引進(jìn)高素質(zhì)人才的政策,采取可行的措施引進(jìn)計算機(jī)水平高、能力強(qiáng)、維護(hù)技術(shù)實力強(qiáng)、有可塑性和發(fā)展?jié)摿Φ挠嬎銠C(jī)專業(yè)技術(shù)人員作機(jī)房管理人員;另一方面通過業(yè)務(wù)進(jìn)修和培訓(xùn)、外出參觀學(xué)習(xí)、與同行交流等形式不斷培養(yǎng)機(jī)房管理人員。這樣,合理配備和培養(yǎng)了機(jī)房管理人員,實現(xiàn)機(jī)房管理人員少而精。除此之外,不斷完善和改進(jìn)一些相關(guān)的規(guī)章制度和管理模式,使之變得精練、實用、簡結(jié)、便利、省時、省錢,講究勤儉節(jié)約,反對大手大腳隨意浪費,如設(shè)法修復(fù)硬盤、主板、鍵盤等配件,反對一旦出現(xiàn)故障便即刻扔掉,不作任何故障處理而立即更換新配件的浪費做法,為學(xué)校節(jié)約了大量購買配件的資金。采用這種規(guī)范性的行政管理,可以節(jié)約大量的物力和財力。

　　三、合理使用機(jī)房方面的科學(xué)行政管理

　　行政管理的功能之一是行政部門協(xié)調(diào)單位內(nèi)部各部門間的關(guān)系,這種對各部門間關(guān)系的協(xié)調(diào),是以對計劃的分工執(zhí)行和控制為基礎(chǔ)的。在執(zhí)行計劃控制的過程中,行政管理部門應(yīng)該對各部門的計劃執(zhí)行情況和進(jìn)度進(jìn)行協(xié)調(diào),以調(diào)整單位的整體計劃的實施。同時,還應(yīng)該對各部門在執(zhí)行工作計劃的過程中、日常事務(wù)上所發(fā)生的矛盾沖突進(jìn)行調(diào)解,使單位各部門之間能夠團(tuán)結(jié)和協(xié)調(diào)一致,維持單位的穩(wěn)定和正常運(yùn)行。在高校機(jī)房數(shù)量不足、機(jī)房使用率過高的情況下,更需要科學(xué)的行政管理來協(xié)調(diào)好學(xué)校內(nèi)的各種關(guān)系,這種協(xié)調(diào)就是理順學(xué)校內(nèi)部的各種關(guān)系,如部門間的關(guān)系、機(jī)房管理者之間的關(guān)系、教師之間的關(guān)系、上下級間的關(guān)系等,也就是正確處理機(jī)房管理部門內(nèi)外各種關(guān)系,解決沖突,促進(jìn)協(xié)作,將所有力量都集中到實現(xiàn)組織目標(biāo)的軌道上來。使各個環(huán)節(jié)緊密銜接,各項活動和諧地進(jìn)行,讓各自為政、相互扯皮、不顧組織整體利益的現(xiàn)象大大減少,從而極大地提高組織的效率,為機(jī)房正常運(yùn)轉(zhuǎn)創(chuàng)造良好的條件和環(huán)境,促進(jìn)機(jī)房管理目標(biāo)的實現(xiàn)。例如臨滄師專在機(jī)房數(shù)量嚴(yán)重不足、機(jī)房極為緊張的情況下,對機(jī)房的使用進(jìn)行科學(xué)的行政管理:一方面做好學(xué)校各部門、各教學(xué)系的協(xié)調(diào)工作,緩解多個部門同時使用機(jī)房的矛盾沖突;另一方面是做好機(jī)房管理人員、計算機(jī)教師的協(xié)調(diào)工作,使他們之間相互協(xié)調(diào)、配合。通過協(xié)調(diào),很好地處理和利用沖突,發(fā)揮沖突的積極作用,并使部門之間、人與人之間能夠相互協(xié)作、很好地配合,理順了學(xué)校內(nèi)部的各種關(guān)系,使機(jī)房有合理的分工,然后再根據(jù)教學(xué)、培訓(xùn)、考試的實際需要以及使用的課程和時間,合理安排機(jī)房的使用日程,完成了教學(xué)、培訓(xùn)和考試任務(wù),讓管理出成績、見成效。

　　四、緩解機(jī)房緊張方面的科學(xué)行政管理

　　可以說,多數(shù)邊疆高校由于資金匱乏,機(jī)房建設(shè)投入的經(jīng)費較少,建設(shè)的機(jī)房數(shù)量不足,機(jī)房非常緊張,難以滿足教學(xué)的實際需求。在這種情況下,高校要樹立成本控制的理念,采取一系列增強(qiáng)管理成本意識、提高成本效率的管理措施,使學(xué)校在無法投入大量資金建設(shè)機(jī)房的情況下保證機(jī)房滿足教學(xué)需求。這既能減少成本開支,又能使機(jī)房教學(xué)順利開展。例如臨滄師專機(jī)房管理人員想方設(shè)法,根據(jù)本校機(jī)房的電腦配置和設(shè)置,采取兩種適用的技術(shù)措施:一種是使用雙操作系統(tǒng)。即在一個硬盤上安裝兩個能完全隔離的操作系統(tǒng),其中一個是教學(xué)系統(tǒng),用于學(xué)校計劃內(nèi)的教學(xué),另一個是考試系統(tǒng),用于校內(nèi)外各類培訓(xùn)和考試;另一種措施是使用雙硬盤并對硬盤進(jìn)行合理的規(guī)劃。比如一臺電腦同時安裝80G和40G的硬盤各一塊,80G的盤硬作教學(xué)盤用于平時教學(xué),考試時把硬盤轉(zhuǎn)換到40G的考試盤上進(jìn)行,考試結(jié)束時再轉(zhuǎn)回教學(xué)盤。通過使用雙操作系統(tǒng)、轉(zhuǎn)換雙硬盤等方式,將用于學(xué)校計劃內(nèi)的教學(xué)與用于校內(nèi)外各類培訓(xùn)、考試的機(jī)房分開,這樣一來既不耽誤考試也不耽誤教學(xué),還大大減輕了機(jī)房管理人員重新做系統(tǒng)的麻煩,緩解了機(jī)房緊張的現(xiàn)象,保證了機(jī)房教學(xué)如期完成。

　　總之,行政管理必須實現(xiàn)最大限度的科學(xué)化。而要想實現(xiàn)科學(xué)的行政管理,最重要的一點是要與時俱進(jìn),開拓創(chuàng)新。每所高校的資金情況不一樣,建設(shè)的機(jī)房數(shù)量和設(shè)備配置不相同,需要使用機(jī)房的課程數(shù)量也不一樣,要讓機(jī)房在高校教育教學(xué)中充分發(fā)揮作用,就要根據(jù)學(xué)校的基本情況制定相應(yīng)的科學(xué)管理模式,研究科學(xué)的管理方法,只有這樣才會有不竭的動力。

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