2020年農歷春節來臨之際，正當全國人民都在熱火朝天地迎接這個傳統佳節的時候，卻不料一場疫情正鋪天蓋地洶涌而來‍‌‍‍‌‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‍‍‌‍‌‍‌‍‌‍‍‌‍‍‍‍‍‍‍‍‍‌‍‍‌‍‍‌‍‌‍‌‍。 為了有效防控和阻止新型冠狀病毒疫情的蔓延，必須做到人與人之間的有效隔離‍‌‍‍‌‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‍‍‌‍‌‍‌‍‌‍‍‌‍‍‍‍‍‍‍‍‍‌‍‍‌‍‍‌‍‌‍‌‍。 這對于城建檔案管理機構是一個考驗，因為以往建設工程檔案的接收都是由建設單位采用紙質檔案與城建檔案管理部門面對面地進行移交‍‌‍‍‌‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‍‍‌‍‌‍‌‍‌‍‍‌‍‍‍‍‍‍‍‍‍‌‍‍‌‍‍‌‍‌‍‌‍。 傳統的接收模式在疫情面前馬上被叫停，取而代之的是要全線推廣網上報送。 其實，這與國家之前提出的“放管服”改革和優化營商環境的部署要求是一致的。

　　一、面臨的新形勢

　　1.國際形勢。 20世紀90年代中后期，電子文件歸檔和電子檔案管理成為全球范圍的問題。 信息化走在世界前列的美國、加拿大、澳大利亞和歐盟等國家通過以建立法規標準體系、變革管理模式、堅持項目帶動等方式逐步加快了電子文件歸檔和電子檔案管理的科學化、規范化進程。

　　檔案管理論文范例：深挖檔案資源發揮檔案價值

　　2.國內形勢。

　　(1)“互聯網+政務服務”要求。 隨著中央政府關于“互聯網+政務服務”戰略的提出和“放管服”改革、優化營商環境的重大決策部署，提出努力構建科學、高效的城建檔案管理體系，推動了各地“最多跑一次”“不見面審批”“一網通辦”“數字政府”等模式創新不斷涌現。 目前，電子檔案接收已在綜合檔案領域得到運用，上海市檔案局制定了《上海市電子公文歸檔管理實施辦法(暫行)》《上海市電子檔案移交和接收管理試行辦法》等制度規范并組織研發了“上海市電子文件歸檔管理通用軟件”“電子文件(檔案)移交接收系統”等信息系統進行實踐。 但在建設工程檔案領域尤其是北京、上海、深圳等一線城市的電子檔案在線接收基本屬于空白。

　　國內城建檔案館大部分重紙質輕電子，主要采取先檢查、接收紙質檔案再掃描的數字化模式，花費大量的財力物力人力，利用率不高。 只有極少數城建檔案館在小范圍內對建設工程電子檔案接收進行了研究和實踐，比如，珠海市城建檔案館在數字城建檔案館建設過程中，要求建設單位向城建檔案館移交建設工程竣工檔案時，須一并移交與工程紙質檔案內容相同的建設工程電子文件，即“雙套制”歸檔。 總體來說建設工程電子檔案的接收現狀適用范圍小、數據量不大，沒有減少對紙質檔案的組卷、編制、檢查、整改工作，無法實現“最多跑一次”“不見面審批”等新形勢下的政務服務要求。

　　(2)按照竣工聯合驗收的規定對工程檔案進行驗收。 根據《城市建設檔案管理規定》(建設部第90號令)，城建檔案管理機構負責城建檔案的日常管理工作，其中包括對列入城建檔案館接收范圍的工程檔案進行預驗收，預驗收合格后，出具工程檔案認可文件。 2019年，根據《國務院辦公廳關于全面開展工程建設項目審批制度改革的實施意見》(國辦發〔2019〕11號)《住房和城鄉建設部關于修改部分部門規章的決定》(建設部第47號令)的要求，取消“出具工程檔案認可”事項，修改為城建檔案管理機構按照建設工程竣工聯合驗收的規定對工程檔案進行驗收，即將檔案驗收納入竣工聯合驗收。

　　(3)檔案利用需求增加。 信息技術環境的日新月異及城市建設規模的迅猛發展，城市面貌日新月異，房屋建筑、市政道路和地下管線工程比比皆是，由此產生大量的建設工程檔案。 同時，隨著群眾的需求日益增加，如加裝電梯、舊樓改造等工程，對工程檔案利用的需求量越來越大，國家已提出政府部門要出臺相應的便民利民政策。

　　檔案接收工作是檔案管理工作的基礎和前提，而城建檔案管理機構職能的轉變，意味著建設工程檔案接收工作突破點在于機制的建立，打破先紙質再數字化掃描的傳統接收模式，運用信息資源管理、電子文件管理、大數據、協同創新、集成管理等先進理念指導，利用信息化手段實現“紙電并舉、以電為主”，提高檔案接收的齊全性、完整性、真實性及檔案管理工作效率，以便提供更快捷優質的利用。

　　二、如何調整接收模式[1]

　　首先，在“互聯網+政務服務”戰略下，解決建設工程項目竣工聯合驗收時出具檔案驗收意見的問題，實現“不見面審批”“一網通辦”的政務服務模式。 建立健全全網上審批工作制度，明確網上受理、網上審批相關工作機制和審批服務責任，采取有針對性的措施，努力實現疫情防控與工程建設項目審批服務“兩不誤”，確保工作“不掉線”、服務“不斷檔”。

　　其次，通過建設網絡系統和標準規范體系，全面提升網上審批服務效能。 實現工程建設項目網上全過程審批，全面推行“不見面”審批。 強化工程檔案電子數據進網入庫。 按照“橫向到邊、縱向到底”原則，建立“一縱一橫”(“一縱”是指貫徹落實從國家到市到區的建設工程檔案管理工作，實現市、區兩級城建檔案管理機構向全市建設單位在線接收、管理、利用建設工程電子檔案; “一橫”是指城市建設檔案管理機構和各個專業職能部門的建設項目審批文件數據共享)的工作機制，提升城市建設工程檔案智能化管理水平，讓科技提高生產力，改善生產關系，推進“互聯網+政務服務”戰略，實現“最多跑一次”“不見面審批”等模式創新，打造政府高效服務形象。 在互聯網、政務外網、局域網的復雜網絡環境下，解決面向超大城市的建設工程檔案電子文件在線接收問題，構建面向建設單位的建設工程檔案管理平臺，提供建設工程項目責任主體管理、檔案電子文件上傳、智能組卷、在線審核和移交功能，實現在建設工程檔案的收集和移交過程中從以“紙為主”轉向“紙電并舉、以電為主”，實現在統一流程、統一標準、統一系統等“十統一”的要求下市、區兩級城建檔案管理機構同步在線接收、管理建設工程電子檔案。

　　再次，開發數據接口，實現建設項目審批部門的審批文件及數據共享。 在優化營商環境、不斷深化行政審批制度改革的形勢下，解決建設工程項目竣工聯合驗收過程中各專業審批部門、政務數據管理部門的建設項目審批文件和數據共享問題，提供統一的數據交換格式和應用開發接口，從審批部門直接接收審批文件，提高建設工程電子檔案的齊全性、完整性、真實性，讓數據“多跑路”，讓群眾“少跑腿”，便民利民，提高工作效率。

　　三、遇到的難點

　　目前，系統主要應用的技術有數據庫建庫、工作流平臺、在線圖像處理、文件共享交換等，這些技術在市場上已有十分成熟的產品提供，總體上來看不存在技術攻克點。 主要面臨的挑戰在于所有業務需求要在線操作，在互聯網、政務外網、局域網的復雜網絡環境下運行，因此對各類關鍵技術和數據流的后臺整合和web端集成是工作重難點。

　　對于特大城市，涉及市、區兩級城建檔案管理機構、各建設項目審批部門和工程項目建設單位及設計、施工、勘察、監理等各方責任主體，數據、用戶海量，結構關系復雜，如何解構梳理建設工程檔案數據來源和結構，打破政府部門內部、檔案部門、信息化部門之間的信息壁壘和技術屏障，建立暢通的信息、文件共享交換渠道也是工作重難點。

　　四、應對措施[2]

　　1.系統建設項目涉及信息匯集，應在統一架構下設計各應用子系統的建設。 各子系統的設計遵循統一的架構、標準和接口(如，統一的數據交換格式和應用開發接口)，以保證各子系統間在數據層、應用層和表現層的良好集成性。

　　2.在應用系統架構設計時注重系統架構的包容性與兼容性，并仔細規劃設計系統對外接口標準。

　　3.盡量以數據文件的方式進行原有數據的導出，減少應用系統的集成。

　　4.以優化營商環境深化行政審批制度改革、檔案驗收納入建設工程竣工聯合驗收為契機，在發生重大突發公共事件應急響應(如新型冠狀病毒防控)的嚴峻形勢下，建立市區兩級城建檔案管理機構的聯動機制，打通與專業審批部門、政務數據管理部門等的文件共享、信息交換的渠道，為企業提供全流程、全天候、全地域的網上政務服務。

　　綜上，在具備技術、資源、政策可行性，做好充分需求調研和系統總體框架的設計下，盡快建立完善“一個系統、一個窗口、一張表單、一套機制”審批體系，改變接收模式，方可切實提高城建檔案報送效率，提升城建檔案管理服務質效。

　　作者：朱艷燕

　　參考文獻

　　[1]住房和城鄉建設部.關于加強工程建設項目網上審批服務保障新冠肺炎疫情防控期間工程建設項目審批工作的函，2020.

　　[2]建設電子文件與電子檔案管理規范(CJJ/T 117-2017).