在當(dāng)今信息時(shí)代，世界萬(wàn)物聯(lián)系越來(lái)越緊密，檔案機(jī)構(gòu)靠一己之力已經(jīng)不能滿(mǎn)足社會(huì)的需求‍‌‍‍‌‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‍‍‌‍‌‍‌‍‌‍‍‌‍‍‍‍‍‍‍‍‍‌‍‍‌‍‍‌‍‌‍‌‍。 因此，檔案機(jī)構(gòu)之間應(yīng)該做好交流，最終實(shí)現(xiàn)多個(gè)檔案機(jī)構(gòu)間的互聯(lián)，實(shí)現(xiàn)多個(gè)數(shù)字檔案館的共享操作，才能滿(mǎn)足社會(huì)對(duì)檔案的信息需求，實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值‍‌‍‍‌‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‍‍‌‍‌‍‌‍‌‍‍‌‍‍‍‍‍‍‍‍‍‌‍‍‌‍‍‌‍‌‍‌‍。

　　一、檔案交流的內(nèi)容和必要性

　　1.檔案交流的內(nèi)容‍‌‍‍‌‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‍‍‌‍‌‍‌‍‌‍‍‌‍‍‍‍‍‍‍‍‍‌‍‍‌‍‍‌‍‌‍‌‍。 檔案交流主要包括檔案信息內(nèi)容、檔案人才培養(yǎng)、檔案管理技術(shù)、檔案管理經(jīng)驗(yàn)等方面。 檔案交流必須在現(xiàn)行檔案法律規(guī)章制度的框架下開(kāi)展，尤其是在與國(guó)外檔案機(jī)構(gòu)交流時(shí)，需要遵守保密和檔案出境的法規(guī)要求。

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　　2.檔案交流的必要性。 從擴(kuò)充檔案館藏資源來(lái)看，由于資金和成本的限制，每個(gè)檔案機(jī)構(gòu)在收集檔案時(shí)有選擇地收集入館，不可能無(wú)限制地?cái)U(kuò)充檔案館藏資源。 因此，不同的檔案機(jī)構(gòu)所有的檔案資源內(nèi)容和重點(diǎn)不同，每個(gè)檔案機(jī)構(gòu)館藏檔案都有自己的特色，而實(shí)現(xiàn)檔案交流則可以在一定程度上共享館藏，相當(dāng)于在不增加成本的情況下增加檔案機(jī)構(gòu)的館藏量，從而為檔案利用者提供更全面、更充分的檔案信息。

　　從實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值來(lái)看，檔案的自身價(jià)值是檔案的內(nèi)在價(jià)值，檔案滿(mǎn)足社會(huì)的利用需求是檔案的外在價(jià)值，提供利用是實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的手段和途徑。 檔案應(yīng)是整個(gè)社會(huì)的財(cái)富，應(yīng)該為整個(gè)社會(huì)提供服務(wù)。 實(shí)施檔案交流可以在更大的范圍內(nèi)滿(mǎn)足檔案的利用需求，而不僅僅局限于一個(gè)檔案機(jī)構(gòu)內(nèi)，為檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)提供一個(gè)更大的平臺(tái)。

　　從提高檔案管理水平來(lái)看，開(kāi)展檔案交流可以汲取檔案管理經(jīng)驗(yàn)，交流人才培養(yǎng)方法，從而提高檔案管理水平。 每個(gè)檔案機(jī)構(gòu)管理重點(diǎn)不一樣，積累的經(jīng)驗(yàn)也不相同，開(kāi)展檔案交流，可以取他人之長(zhǎng)，補(bǔ)自己之短。 特別是當(dāng)前信息化時(shí)代，利用者對(duì)信息需求的時(shí)效性越來(lái)越短，對(duì)信息的需求量越來(lái)越大，對(duì)信息需求的便利程度等要求越來(lái)越高，這就造成檔案機(jī)構(gòu)必須時(shí)刻關(guān)注利用者需求變化，必須跟上時(shí)代潮流努力滿(mǎn)足社會(huì)公眾對(duì)檔案信息的需求，這樣才能實(shí)現(xiàn)檔案和檔案機(jī)構(gòu)的價(jià)值，才能在信息時(shí)代不被時(shí)代拋棄。

　　從擴(kuò)大檔案的影響力來(lái)看，在信息時(shí)代，信息大爆炸造成了信息的來(lái)源和數(shù)量急劇增多，人們接收信息的渠道也多種多樣，一個(gè)孤立的檔案機(jī)構(gòu)在信息時(shí)代很難受到社會(huì)公眾的關(guān)注。 人們對(duì)信息的要求體現(xiàn)在信息的數(shù)量、質(zhì)量和便利程度。 檔案信息在質(zhì)量上是最可靠的，檔案信息不同于別的信息，可以追溯到信息真實(shí)來(lái)源，具有更高的可靠性。 此時(shí)，在保證檔案信息質(zhì)量的前提下，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)努力擴(kuò)充信息的數(shù)量，通過(guò)檔案交流可以在一定程度上實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)，從而滿(mǎn)足公眾對(duì)信息的需求，擴(kuò)大檔案在社會(huì)中的影響。

　　二、檔案交流的方式

　　1.檔案內(nèi)容的互換和共享。 檔案館藏資源是一個(gè)檔案機(jī)構(gòu)的立身之本，是檔案機(jī)構(gòu)開(kāi)展其他工作的基礎(chǔ)。 檔案館藏內(nèi)容的互換和共享可以擴(kuò)展一個(gè)檔案機(jī)構(gòu)的館藏資源，為檔案的利用和開(kāi)發(fā)提供充足的資源。

　　(1)檔案內(nèi)容和互換。 檔案內(nèi)容的互換一般來(lái)說(shuō)是本檔案機(jī)構(gòu)館藏所沒(méi)有的相關(guān)內(nèi)容、類(lèi)型、專(zhuān)題等檔案紙質(zhì)或電子副本的交換。 檔案互換必須對(duì)互換的檔案有充分的了解，對(duì)交換出的檔案要從保密角度進(jìn)行審查，對(duì)需要交換進(jìn)館的檔案要做好調(diào)研和需求分析，特別是從利用者角度分析有利用需求沒(méi)有館藏資源的檔案內(nèi)容，然后有針對(duì)性地選擇需要交流的檔案機(jī)構(gòu)進(jìn)行檔案的交換。 對(duì)于珍貴的特藏檔案也是檔案交換的重點(diǎn)關(guān)注內(nèi)容之一，特藏檔案能夠吸引社會(huì)公眾及媒體的注意力，增強(qiáng)對(duì)檔案機(jī)構(gòu)的關(guān)注度，增加檔案機(jī)構(gòu)的價(jià)值。

　　交換的檔案要登記造冊(cè)，注明交換的檔案題名、類(lèi)型、載體、來(lái)源、流向等等，便于對(duì)交換的檔案進(jìn)行管理和追溯原件。 交換來(lái)的檔案不得再次交換出去，一方面交換來(lái)的檔案所有權(quán)仍然歸于原檔案保管機(jī)構(gòu); 另一方面，二次交換的檔案不便于追溯原件，信息的可靠性得不到保證。

　　(2)檔案內(nèi)容的共享。 檔案內(nèi)容的共享一般是針對(duì)數(shù)字化檔案，與檔案互換不同的是，檔案互換一般是主動(dòng)性的，而檔案的共享是被動(dòng)的; 檔案的互換具有特定具體的目的，是經(jīng)過(guò)調(diào)查確定一家檔案機(jī)構(gòu)，在這兩家檔案機(jī)構(gòu)間進(jìn)行的，而檔案的共享是基于一個(gè)宏觀的目標(biāo)，由兩家以上單位開(kāi)展的將本機(jī)構(gòu)館藏檔案有選擇性地共享。

　　在實(shí)際操作中，信息技術(shù)快速發(fā)展使檔案在不同檔案機(jī)構(gòu)之間的共享具有很強(qiáng)的操作性。 檔案機(jī)構(gòu)可根據(jù)不同檔案機(jī)構(gòu)的定位選擇自己的戰(zhàn)略聯(lián)盟，開(kāi)展檔案共享。 檔案機(jī)構(gòu)在選擇合作伙伴時(shí)，可選擇同一領(lǐng)域特長(zhǎng)的檔案機(jī)構(gòu)，從而加強(qiáng)某一領(lǐng)域檔案的館藏量，體現(xiàn)自身在某一領(lǐng)域的特色; 也可以選擇不同領(lǐng)域特長(zhǎng)的檔案機(jī)構(gòu)，從而提高自身的綜合性。

　　2.檔案理論和經(jīng)驗(yàn)的交流。 開(kāi)展檔案理論和經(jīng)驗(yàn)的交流，可以學(xué)習(xí)其他檔案機(jī)構(gòu)在檔案管理中的優(yōu)秀管理經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)宣傳自身檔案管理方面的做法和經(jīng)驗(yàn)，從而提高本地區(qū)、本行業(yè)的檔案管理水平。

　　開(kāi)展檔案理論和經(jīng)驗(yàn)的交流，可以由一個(gè)地區(qū)或行業(yè)檔案主管機(jī)構(gòu)定期組織，宣傳最新檔案管理理論，宣傳和倡導(dǎo)優(yōu)秀管理經(jīng)驗(yàn)，通過(guò)交流提高整體檔案管理水平; 也可以?xún)蓚�(gè)檔案機(jī)構(gòu)點(diǎn)對(duì)點(diǎn)直接有針對(duì)性地交流，需要檔案機(jī)構(gòu)選取有代表性的檔案機(jī)構(gòu)直接交流，可以就具體的問(wèn)題進(jìn)行深入交流和探討，對(duì)于解決實(shí)際問(wèn)題，開(kāi)展實(shí)際工作有著借鑒意義。

　　3.檔案人才的培養(yǎng)和流動(dòng)。 在各檔案機(jī)構(gòu)，通過(guò)檔案交流對(duì)檔案人才進(jìn)行培養(yǎng)，例如，將專(zhuān)業(yè)人才交流到高一級(jí)的檔案機(jī)構(gòu)或典型檔案機(jī)構(gòu)進(jìn)行實(shí)踐培養(yǎng)，有利于開(kāi)闊檔案人員的視野，傳播檔案管理知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，提高檔案管理水平。 同時(shí)，通過(guò)檔案交流促進(jìn)不同檔案機(jī)構(gòu)的檔案人員的流動(dòng)，對(duì)于提升檔案整體管理水平大有裨益。

　　三、數(shù)字檔案館的互聯(lián)共享

　　在當(dāng)前信息時(shí)代，各單位形成的電子文件越來(lái)越多，電子文件的歸檔和管理邁向縱深發(fā)展，為了更好地將電子文件管理好利用好，各單位都已經(jīng)將建設(shè)數(shù)字檔案館提上了日程，各檔案機(jī)構(gòu)在信息時(shí)代必然需要進(jìn)行頻繁的檔案交流，靠一己之力已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前的社會(huì)需要，只有通過(guò)數(shù)字檔案館的互聯(lián)共享，將多個(gè)檔案機(jī)構(gòu)的檔案資源進(jìn)行整理共享并提供統(tǒng)一的檢索入口，才可以將自身館藏的檔案信息充分進(jìn)行挖掘和利用，方能在信息時(shí)代有立足之地，也能實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值和檔案保管的初衷。

　　作者：趙宏育