【摘要】由于信息技術(shù)的快速發(fā)展，辦公自動化技術(shù)也越發(fā)成熟，這為企事業(yè)單位檔案管理工作帶來很大的影響，信息時代電子文檔管理更加便捷、高效。論文對電子文檔管理問題及提升對策展開探討。

　　【關(guān)鍵詞】信息時代;電子文檔;檔案管理

　　1 引言

　　當前百分之八九十的單位為了方便信息的查找與保存，為了減輕工作人員的壓力和工作內(nèi)容，采用紙質(zhì)檔案和信息數(shù)字化檔案相結(jié)合的方法，對紙質(zhì)檔案進行電子化管理，既方便又簡單，但隨著電子文檔管理的廣泛使用，也給我們的工作增加了新的麻煩，為了更好的使用，單位也在不停的尋找策略，使得單位檔案管理中的電子文檔管理更加的方便，也使得檔案管理工作更加的高效。

　　2 電子文檔的相關(guān)概述

　　電子文件形成于數(shù)字設(shè)備，并有相關(guān)環(huán)境(操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫)的支持，以數(shù)碼形式(數(shù)字、圖形、音頻、視頻)存儲在外存儲器上，閱讀及處理需要設(shè)備，借助于網(wǎng)絡(luò)傳輸。而電子文檔是指具有保存價值的、按一定方法整理而成的、已歸檔的電子文件及其與之相適應的軟件、參數(shù)和相關(guān)數(shù)據(jù)。

　　電子文檔與電子文件有以下不同之處：第一，電子文檔是已歸檔的電子文件，并且有一定的歸檔要求;第二，電子文檔具有保存價值，主要是指本單位自身的文件，具體包括反映本單位主要職能、主要業(yè)務(wù)工作、基本歷史面貌、主要財務(wù)和產(chǎn)權(quán)關(guān)系等方面的內(nèi)容;第三，電子文檔要求集中統(tǒng)一整理且具備一定的整理方法;第四，電子文檔還應包括與之相適應的軟件、參數(shù)及相關(guān)數(shù)據(jù)等。正確認識并區(qū)分電子文件和電子文檔，有利于科學地管理電子文檔，更好地實現(xiàn)本單位檔案信息資源的共享利用。工程設(shè)計單位形成的電子文檔存在很多種存儲格式，主要包括文本文件、圖形文件、圖像文件、影像文件、聲音文件等，要實現(xiàn)共享利用，必須堅持標準化、完整性、真實性、有效性的原則，利用現(xiàn)代信息技術(shù)搭建數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的管理平臺，有效積累和儲備檔案信息資源，使本單位多個部門的電子文檔實現(xiàn)更大范圍和更多種類的檔案信息資源互補與共享。

　　3 信息時代背景下電子文檔管理的價值

　　3.1 滿足時代發(fā)展需求

　　我國步入21世紀之后，計算機技術(shù)以及信息技術(shù)相較之前都有了明顯的提升和發(fā)展。處在信息時代背景下，企業(yè)可以及時開展管理工作小組，這樣就能有效推動檔案管理工作效率，借助于信息技術(shù)來做好電子文檔管理，盡可能地提升檔案管理工作水平和效率，同時讓信息數(shù)據(jù)收集效率得以提升，這樣才能更好地滿足時代市場需求。

　　3.2 提高時效性和管理效率

　　傳統(tǒng)檔案管理模式流程繁瑣，這加大了使用者的使用成本，暗地里流失了大量使用者，這使得檔案管理的效率同步降低，而新的電子信息化的檔案管理，優(yōu)化了管理流程，提升了管理效率，檔案的產(chǎn)生到使用精確迅捷。因為減少了大量人工操作環(huán)節(jié)，利用檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)了檔案的管理與錄入，減少了許多人工操作的失誤，所以大大提升了檔案的管理效率，使檔案管理人員可以有足夠多的時間去保證檔案的真實性和質(zhì)量[1]。

　　3.3 節(jié)省企業(yè)檔案管理的相關(guān)人力物力

　　傳統(tǒng)的檔案管理方式，通常需要大量的人力、物力和財力，同時還要無法避免地受到一定損壞的風險。但是，電子文檔管理的方式，不但使企業(yè)的歸檔方式變得十分便捷，同時還給信息的利用提供了途徑，減少了企業(yè)對傳統(tǒng)檔案進行整理、歸檔和檢索查找的困難，不僅降低了檔案人員的勞動強度，而且節(jié)省了大量的人力、物力和財力。

　　4 信息時代背景下電子文檔管理存在的問題

　　4.1 電子信息檔案管理存在的安全隱患

　　基于辦公自動化、現(xiàn)代通信技術(shù)和計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立的電子信息檔案系統(tǒng)正逐步取代以紙質(zhì)為載體的傳統(tǒng)檔案系統(tǒng)。光盤、電磁、存儲芯片等多種信息存儲介質(zhì)迅猛發(fā)展擴張，正以不可阻擋的速度取代紙張的信息存儲功能，使所見即所得的紙質(zhì)信息存儲方式轉(zhuǎn)變成肉眼無法直接識別的電磁信息和數(shù)字信息。

　　4.2 檔案信息比較分散

　　在目前檔案信息管理工作的實際開展中，檔案信息分散性已經(jīng)成為主要問題，具體而言，表現(xiàn)在以下幾個方面：一方面，有些企業(yè)及單位內(nèi)的人力資源管理部門，并未能夠充分重視職工檔案管理工作，導致經(jīng)常發(fā)生檔案記錄失準與丟失情況，這對于檔案管理工作的開展及檔案利用十分不利;另一方面，檔案信息管理存在比較嚴重的重復現(xiàn)象，這種情況主要就是指同一檔案由多個部門保存，從而導致檔案數(shù)據(jù)存在無差異性保存情況，導致檔案信息的進一步分散，對于檔案信息化建設(shè)及統(tǒng)一管理會造成影響。

　　4.3 人才素質(zhì)水平有待提升

　　檔案管理人員除具有檔案專業(yè)及相關(guān)管理知識外，還要掌握現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，才能滿足數(shù)字化檔案館建設(shè)的需求，做好供需分析，實現(xiàn)具體功能。由于研究人員認識水平不一致，在遇到問題時，特別是需要有關(guān)業(yè)務(wù)人員配合時，可能會出現(xiàn)不可預知的障礙或時間滯后。

　　5 信息時代背景下電子文檔管理的提升策略

　　5.1 加強電子信息檔案的安全風險防控

　　首先，要嚴格遵守和執(zhí)行國家各項保密管理規(guī)定。其次，要建立和嚴格執(zhí)行電子信息檔案資料的物理備份制度，防止因電子設(shè)備故障與軟件病毒給電子信息數(shù)據(jù)安全帶來無法彌補的損失。再次，要排查和找準電子信息檔案系統(tǒng)的安全風險點，建立風險防控制度，制定風險預警應急方案，配備安全風險自動報警裝置，實行定期檢測維護。最后，企業(yè)檔案資料室應加強對各職能部門安全保密制度執(zhí)行情況的指導監(jiān)督，并與企業(yè)的質(zhì)量、計劃、保密辦等部門建立信息安全聯(lián)動機制，為電子文檔信息資源管理提供合適的設(shè)備和環(huán)境[2]。

　　5.2 完善檔案管理制度

　　健全的檔案管理制度，有助于為企業(yè)電子文檔的管理提供依據(jù)，使其做到依法、依規(guī)管理，促進其質(zhì)量的提升。基于此，首先，要創(chuàng)建企業(yè)電子文檔利用審批制度，利用人員要對電子文檔進行查閱時，要先辦理借閱利用審批手續(xù)，才能查閱。其次，要建立企業(yè)電子文檔收集管理制度，檔案收集部門通過對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的利用實現(xiàn)對檔案的收集與管理工作，讓檔案收集可以做到更加的及時，確保及時收集與更新電子文檔，進而使其能夠更好地滿足用戶的需求。再次，通過對電子文檔與紙質(zhì)檔案互補性的利用，實現(xiàn)對檔案資源的整合，促進企業(yè)電子文檔管理和使用質(zhì)量的提升[3]。

　　5.3 構(gòu)建新時代檔案管理人才隊伍

　　在信息時代不斷發(fā)展的過程中，電子文檔管理工作質(zhì)量要想得以提升，檔案管理部門一定要加強對檔案管理人才的培養(yǎng)，不斷優(yōu)化其專業(yè)結(jié)構(gòu)，構(gòu)建新時代檔案管理人才隊伍，才能有效提升電子文檔管理質(zhì)量。一方面，我們可以借助多種渠道來積極引進專業(yè)技術(shù)管理人員，聘請一些思想好、素質(zhì)高、責任心強的工作人員來進行電子文檔管理。另一方面，對于已有的電子文檔管理人員，也可以在發(fā)展過程中對其進行專業(yè)培訓與教育，尤其是要加強對管理人員科技知識方面的電子技術(shù)培訓，畢竟在現(xiàn)如今這個信息時代背景之下，電子文檔管理工作也開始得到了較為深入的發(fā)展，現(xiàn)代化檔案管理才是發(fā)展的重要趨勢，所以其自身不僅需要具備較為良好的知識水平，還需要不斷學習與豐富，這樣才能緊跟時代發(fā)展需求，促進電子文檔管理效率和質(zhì)量的提升。為此，檔案管理部門一定要積極構(gòu)建出一支具有高素質(zhì)、信息技術(shù)水平高且結(jié)構(gòu)合理的新型電子文檔管理人才隊伍，以此來有效發(fā)展我國電子文檔管理事業(yè)。

　　6 結(jié)語

　　綜上所述，在目前企事業(yè)單位各項工作的開展中，檔案管理工作已經(jīng)成為十分重要的一項內(nèi)容，也是檔案資源實現(xiàn)更好應用的基礎(chǔ)，因而有效實施檔案管理工作十分必要。針對當前環(huán)境，檔案管理人員應該重視信息化建設(shè)，結(jié)合實際工作創(chuàng)新檔案管理方法、加強安全風險防控、提高自身專業(yè)素質(zhì)，從多方面滿足電子文檔的管理要求。

　　【參考文獻】

　　【1】趙文婷.淺析信息時代下電子檔案管理的應用[J].辦公室業(yè)務(wù),2017(02):178-178.

　　【2】楊哲.信息時代下企業(yè)電子檔案管理探討[J].中小企業(yè)管理與科技,2017(16):125-126.

　　【3】金彩霞.信息時代電力企業(yè)電子檔案管理的探討[J].現(xiàn)代企業(yè)文化,2017(35):124-124.

　　作者:劉紀衛(wèi)

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