【摘要】本文主要圍繞著醫院的辦公室內部文書及文書檔案的管理缺陷、應對策略，望能夠為今后醫院內部文書檔案各項管理工作有效實施提供指導性的建議或者參考‍‌‍‍‌‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‍‍‌‍‌‍‌‍‌‍‍‌‍‍‍‍‍‍‍‍‍‌‍‍‌‍‍‌‍‌‍‌‍。

　　【關鍵詞】醫院辦公室;文書;檔案管理;缺陷;對策

　　醫院內部辦公室的文書，是重要的文職崗位，文書檔案的管理，是其中一方面重要的工作內容，工作內容極具復雜性與特殊性，極易存在著各種缺陷問題，亟待進一步處理‍‌‍‍‌‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‍‍‌‍‌‍‌‍‌‍‍‌‍‍‍‍‍‍‍‍‍‌‍‍‌‍‍‌‍‌‍‌‍。

　　行政論文投稿刊物：《辦公室業務》雜志讀者對象為全國黨政軍機關、企事業單位、人民團體、高中等院校、科研機構各級各類辦公系統工作人員。欄目設置有：視點、檔案學研究、圖苑論壇、網絡化﹒電子化﹒數字化、辦公自動化、科學管理與決策、管理與實踐經緯、秘書園地、信訪﹒情報﹒保密工作研究、學科前沿、理論探討等。本刊竭誠歡迎廣大辦公室工作人員賜稿。

　　一、醫院內部辦公室的文書工作特征

　　(一)工作內容重點突出‍‌‍‍‌‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‍‍‌‍‌‍‌‍‌‍‍‌‍‍‍‍‍‍‍‍‍‌‍‍‌‍‍‌‍‌‍‌‍。醫院內部文書檔案的重點主要是以紙質版與其余載體所機載發生事情與過程的記錄、重要檔案、物品保存等為主要的管理內容。管理文書資源關鍵為信息初級及存儲。分門別類存儲過程，管理的重點比較突出，集中于采集、目錄制定、存儲及管理等各個過程。因此，可以說醫院內部辦公室的文書工作有著重點鮮明這一特點。醫院內部辦公室的文書工作日常會涉及較多的信息內容，這些信息內容均屬于醫院在發展階段有效的記載與反應，財務資料、新設施的檔案、科技信息、行政控制等均屬于文書檔案的范疇。由于文檔信息有著多樣性這一特點，故文書檔案存儲載體方面多元化的特征鮮明，如責任書、協議、影像、錄音、圖片等各類文件與電子類資料等等。

　　(二)解讀文書作業及文書資料間的關系。文書作業主要包含著采集與整理資料、立卷歸檔文書資料，而管理文書資料主要包含著信息書寫的內容、文件具體形式及是否要實時化歸檔處理等等。文書作業，屬于檔案管理重要基礎，文書管理全過程，屬于辦公室的文書資料實際產生過程。

　　二、缺陷分析

　　(一)文書檔案的工作體制不夠完善化。文書檔案方面工作體制缺乏完善度，管理體制難以滿足現實的管理工作需求，均屬于現階段醫院內部管理文書資源過程中比較常見的一些缺陷問題。管理文書資料重難點為采集、歸納、分類整理各種文書資料。需建立起標準化的體制，對采集文書資料方面提出相應標準與要求，避免關鍵的文書資料出現被漏掉的情況，對制定分類的方式予以有效明確，以保證檔案文書保存合理，以備后期利用。但從現階段國內大部分醫院內部管理文書檔案工作具體落實情況來看，往往文書檔案的工作體制還不夠完善化，影響著醫院內部管理文書檔案各項工作的有序開展。

　　(二)不夠重視文書資料的管理過程。因醫院逐漸參與到市場化的運營環境當中，醫院工作者廣泛存在著關注業務利益，而忽略了檔案管理這一現實情況。還有部分工作者認為文書資料的管理工作可有可無，并無重要作用可發揮。管理內容方面，技術含量相對較低，實際操作較為繁瑣。采集歸納好文書資料后，利用率相對較多，利用價值較低。受這些方面思想所影響，文書檔案的管理過程被嚴重忽視，管理質量及效率難以保障，檔案混亂、遺失等情況頻繁發生。

　　(三)管理者的綜合素養仍需提升。醫院知識及醫療科技，屬于醫院內部人才選聘重要標準及后期培訓主要內容，醫院內部文書資源的管理者通常屬于非信息管理專職工作者，只是從其余科室當中臨時調取后組建成的一支管理團隊。從中便可了解到，文書管理團隊在文書管理科學措施與手段方面較為欠缺，只能夠憑借著自身管理觀念與生活觀念落實文書資料各項管理工作，但往往很難實現標準化的管理與使用這些文書檔案，以至于醫院內部文書檔案的管理者自身綜合素養方面需得到進一步的強化。

　　(四)醫院內部文書資料的管理投入相對較少。由于醫療用房短缺情況比較嚴重，醫院內部存儲檔案場地十分有限，醫院內部文書資料的管理職責若劃分不夠清楚，則無法實現全面性的管理，醫院內部文書資料及醫療病例數據信息存儲、檔案庫房保存處于混合狀態之中，難以標準化管理文書檔案，醫院內部檔案管理整體資料質量相對較差。

　　三、應對策略

　　(一)樹立文書檔案正確的管理理念。對于醫院來說，文書檔案工作屬于重要的歷史憑證及臨床科研基礎條件,所涉及領域相對較寬、包含著的種類較多、有著較強的綜合性，能客觀反映出醫院內部各項工作與活動情況。對此，需要醫院內部文書檔案管理者們提高對本職工作的重視程度，樹立文書檔案正確的管理理念，擺正文書檔案該項管理工作的重要位置，以確保文書檔案各項管理工作能夠高效進展。

　　(二)逐步完善文書檔案的管理機制。醫院內部應當逐步完善文書檔案的管理機制，對各種文書資料采集、歸納操作做出明確的規定，設立文書檔案的級別與分類各項標準，對各級文書檔案具體管理方式予以有效確定，分類存儲文書檔案，并依據內容特定存儲至相應的部門。確立人力管理機制及考評標準，將文書檔案各項管理工作均責任分配至各個人頭上，監控各個管理環節，注重績效與考評之間的有效結合，針對并不符合相應標準的管理或者工作行為，予以嚴格懲處。從而通過文書檔案的管理機制逐漸完善化、考察機制與人力管理機制的逐步實施，確保醫院內部文書檔案各項管理工作真實效能得以充分發揮。

　　(三)重視文書資料的管理過程標準化銜接。實現文書檔案一體化的管理，就需檔案管理者們重視文書資料的管理過程標準化銜接，能夠嚴格控制好檔案紙張的規格、筆支選擇、文件形式等一手信息質量，以實現標準化、規范化的檔案管理。處理好文件后，應確保能夠及時做好歸納立卷及歸檔處理。

　　(四)重視管理者素質方面的教育工作。在建立完善醫院內部文書檔案專項機制期間，相應的組織管理及訓練工作務必要跟上，以確保管理者們實際的工作水準能夠得到提升，讓其能夠充分落實考核體質方面工作規范與標準。應當先提高領導著對于文書檔案各項管理工作的重視程度，增強文書檔案整個管理過程傳播的力度，充分調動基層與中層領導者的積極性，努力做好文書檔案各項管理教育培訓工作，以促進文書資料的管理水平有效提升。

　　(五)注重文書檔案管理工作硬件方面的合理匹配。醫院應當注重文書檔案整個管理過程各項資源的科學引入，不僅要引入大量人力，還需積極引入各種先進的設施與科學技術，通過科學管理措施及基本設施，助推醫院內部文書檔案各項管理工作高效實施。技術方面，主要包含電子科技及信息系統，以實現數字化管理文書檔案，確保檔案實際使用率能夠得到有效提升。基礎設施方面，以電子裝置為主，對文書檔案整個管理模式起到充實作用，讓文書資料實現影像化與音像化。存儲文書檔案，應當將防蟲、防潮、防火各項措施做好，實現檔案安全管理，防止資源泄漏等情況出現。

　　(六)提升文書資料管理者的政治涵養。伴隨著現階段的不斷進步發展，醫院的文書檔案各項管理工作得以持續更新及優化。在這一背景之下，對于廣大檔案管理者政治涵養要求逐步提升。要求文書檔案的管理者不僅應當了解關于檔案管理實際所需科學化的管理技術與措施，還應當具備較高的政治涵養及道德品質‍‌‍‍‌‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‍‍‌‍‌‍‌‍‌‍‍‌‍‍‍‍‍‍‍‍‍‌‍‍‌‍‍‌‍‌‍‌‍。管理文書檔案，從資料采集至使用均屬于一項細節化、復雜化的工作內容。對此，檔案管理者務必要具備較高政治涵養及職業品質，盡職盡責、一絲不茍地完成文書檔案各項管理工作。

　　(七)注重文書資料的管理者專業理論及能力的培育與塑造。注重文書資料管理者專業理論及能力的培育與塑造，需先實現受眾群充分的利用，將檔案管理的傳播工作做好，以使用者自身思想為根本點，全面篤實大眾對于檔案管理方面的認識，確保群眾能夠逐漸意識到存儲與管理檔案在醫院整體發展當中的主要作用;而后，加強全體檔案管理者專業理論及能力的培訓，以促進全體檔案管理者專業理論知識掌握能力及應用能力。

　　四、結語

　　綜上所述，對于醫院辦公室內部文書及文書檔案的管理缺陷問題，均能夠有更加深入的認識及了解。同時，也提出若干應對策略。為了能夠在今后更好地開展醫院的辦公室內部文書及文書檔案的管理各項工作，便還需廣大資深管理者們能夠積極投身于實踐探索當中，多積累相關的實踐經驗，不斷提升自身專業化的工作水平，以確保醫院的辦公室內部文書及文書檔案的管理各項功能高效開展。

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　　作者：莊淑敏