摘 要：為了揭示我國(guó)電子檔案研究的主題分布，從電子檔案管理流程視角切入，以電子檔案相關(guān)研究文獻(xiàn)為數(shù)據(jù)來(lái)源，對(duì)電子檔案管理的信息技術(shù)環(huán)境、電子文件的歸檔管理、電子檔案的管理與處置和電子檔案的利用等 四個(gè)研究主題進(jìn)行了分析。結(jié)果發(fā)現(xiàn)，研究較多關(guān)注文件和檔案管理系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)、新型電子文件的歸檔可行性、 單套制歸檔、存儲(chǔ)、備份和關(guān)聯(lián)利用的問(wèn)題，但其基礎(chǔ)設(shè)施、編目、著錄、鑒定與銷毀等研究問(wèn)題受關(guān)注較少，同時(shí)， 知識(shí)圖譜等新興技術(shù)在電子檔案中的應(yīng)用以及資源的社會(huì)化開(kāi)發(fā)、交互推送服務(wù)等新型開(kāi)發(fā)利用模式成為研究的新熱點(diǎn)。

　　關(guān)鍵詞：電子檔案;管理流程;電子文件;研究主題

　　0 引言

　　進(jìn)入 21 世紀(jì)后，我國(guó)檔案信息化建設(shè)正式開(kāi)展，特別是 2002 年國(guó)家檔案局發(fā)布的《全國(guó)檔案信息 化實(shí)施綱要》將檔案信息化納入了國(guó)家信息化建設(shè)的格局。至今二十年來(lái)，檔案信息化建設(shè)一直是檔案 學(xué)研究的重點(diǎn)，而作為其核心的電子檔案相關(guān)研究是最大的熱點(diǎn)之一。但本文經(jīng)過(guò)初步的文獻(xiàn)調(diào)研，發(fā) 現(xiàn)我國(guó)對(duì)“電子檔案”的研究有相當(dāng)一部分“隱匿”于“電子文件”的身后，尤其是 2002 年的《電子 文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T 18894-2002)頒布之后，學(xué)界掀起了對(duì)“電子文件”研究的熱潮，相比 之下，“電子檔案”在學(xué)界并沒(méi)有得到足夠多的關(guān)注。

　　檔案論文范例：事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新實(shí)踐分析

　　而從 2014 年開(kāi)始，業(yè)界對(duì)“電子檔案”的關(guān)注 度逐漸升高，比如《電子檔案管理基本術(shù)語(yǔ)》(DA/T 58—2014)(以下簡(jiǎn)稱《術(shù)語(yǔ)》)和《電子文件 歸檔與電子檔案管理規(guī)范》(GB/T 18894—2016)(以下簡(jiǎn)稱《規(guī)范》)，特別是 2021 年實(shí)施的新《檔 案法》第五章“檔案信息化建設(shè)”首次以法律條文的形式確認(rèn)了電子檔案的法律效力，并對(duì)電子檔案的 合法要件做出了明確規(guī)定 [1]。種種政策法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)都傳遞出了一個(gè)信息：檔案界已經(jīng)進(jìn)入電子檔案管理的 時(shí)代，因此有必要對(duì)電子檔案管理的已有研究進(jìn)行一定的關(guān)注。 回顧已有的研究，較有代表性的有：文獻(xiàn) [2] 指出近五年電子文件的研究熱點(diǎn)主要集中在電子文件的 單軌制和單套制、電子文件的管理模式、電子文件的長(zhǎng)期保存這三個(gè)方面。有文獻(xiàn) [3] 通過(guò)關(guān)鍵詞聚類歸 納出電子文件元數(shù)據(jù)、電子檔案、計(jì)算機(jī)外圍設(shè)備、檔案學(xué)會(huì)、技術(shù)檔案、大數(shù)據(jù)、檔案法、檔案信息 化建設(shè)、管理這九大研究主題，還有文獻(xiàn) [4] 通過(guò)關(guān)鍵詞歸納出了電子文件管理研究的 4 個(gè)特征，也有文 獻(xiàn) [5] 歸納分析了 1979—2020 年三個(gè)時(shí)間階段的研究主題。

　　文獻(xiàn) [6] 通過(guò)文獻(xiàn)關(guān)鍵詞詞頻與共現(xiàn)分析，歸 納出檔案管理、電子文件和電子檔案等主要研究方向，以及電子檔案、檔案事務(wù)、檔案信息化、文件、 檔案機(jī)構(gòu)和檔案人等研究主題。 在上述研究中，本文發(fā)現(xiàn)：研究的主題分類方法主要停留在關(guān)鍵詞的聚類分析上，沒(méi)有對(duì)具體主題 展開(kāi)分析，且研究主題的劃分也存在一定的交叉。基于此，本文擬從電子檔案管理流程的視角切入，對(duì)2000—2020 年我國(guó)電子檔案相關(guān)文獻(xiàn)的研究主題進(jìn)行再次梳理與分析，以揭示電子檔案研究的主題分布 與主要方向，以期為檔案界后期的相關(guān)研究提供一定的幫助。

　　1 研究過(guò)程

　　1.1 概念限定

　　針對(duì)現(xiàn)有研究，本文認(rèn)為有必要先明晰電子檔案的概念。我們?cè)趯?duì)相關(guān)研究進(jìn)行進(jìn)一步解讀后發(fā)現(xiàn)， 有些文章雖以“電子文件”為標(biāo)題，但實(shí)際上其主要研究的是電子文件歸檔后的電子檔案管理活動(dòng)。由 此可知，當(dāng)前檔案界依然存在對(duì)“電子檔案”與“電子文件”二者定位與關(guān)系認(rèn)知不清晰的現(xiàn)象。早在 2010 年，文獻(xiàn) [7] 就指出了電子文件與電子檔案概念使用混淆的現(xiàn)象及其背后的本質(zhì)原因，很大一部分 原因是來(lái)自對(duì)國(guó)外文獻(xiàn)的翻譯錯(cuò)誤，即大多文獻(xiàn)將“Record”錯(cuò)譯為“文件”，而不是其真正指代的“檔 案”，因此生出了諸多誤會(huì)，這也在一定程度上助長(zhǎng)了檔案界對(duì)“電子文件”的研究熱度。

　　對(duì)于“電子文件”，我們可以從兩個(gè)角度理解 [8]：一是大電子文件概念，即涵蓋整個(gè)電子文件生命 周期，從電子文件形成、辦理到歸檔、移交再到最后長(zhǎng)期保存和利用;另一個(gè)是小電子文件概念，即在 形成和辦理階段稱之為“電子文件”，在歸檔以后就叫“電子檔案”，檔案室階段和移交檔案館長(zhǎng)期保 存處理階段都稱之為“電子檔案”。根據(jù)《術(shù)語(yǔ)》，電子檔案指“具有憑證、查考和保存價(jià)值并歸檔保 存的電子文件”。而電子文件指“國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過(guò)程中，通 過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)的數(shù)字格式的各種信息記錄”。

　　因此，要研究電子檔案，無(wú)法繞過(guò)“電子文件”。為了避免混淆并回應(yīng)電子檔案管理時(shí)代的到來(lái)， 本文所指電子文件為小電子文件概念。從工作流程上來(lái)看，電子檔案是由電子文件及其相關(guān)信息經(jīng)過(guò)歸 檔形成的，可以將電子文件和電子檔案看作是前身和后世的關(guān)系。從責(zé)任主體上看，電子文件由電子文 件形成或辦理部門歸檔成為電子檔案后，就由檔案部門負(fù)責(zé)其后續(xù)的管理工作，而保管期限為永久的電 子檔案及其元數(shù)據(jù)自形成之日起 5 年內(nèi)還應(yīng)向同級(jí)的國(guó)家綜合檔案館移交。

　　1.2 研究框架

　　已有研究大多是基于關(guān)鍵詞，通過(guò)關(guān)鍵詞聚類等計(jì)量方法歸納出研究主題，但其研究結(jié)果并沒(méi)有和 電子檔案的實(shí)踐工作相結(jié)合，本文認(rèn)為理論研究也應(yīng)該建立在實(shí)踐工作的基礎(chǔ)上，因此本文選擇從電子 檔案工作流程的視角切入，將文獻(xiàn)探討的具體問(wèn)題與各個(gè)管理環(huán)節(jié)相對(duì)應(yīng)，將理論與實(shí)踐進(jìn)行更好的結(jié) 合。而《規(guī)范》可以為本文的研究視角提供一個(gè)基礎(chǔ)參照，因其規(guī)定了在公務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，具有保存 價(jià)值的電子文件的收集、整理、歸檔與電子檔案的編目、管理與處置的一般方法。

　　其中，其將電子檔案 的管理流程分為業(yè)務(wù)系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)、電子文件歸檔范圍、電子文件的收集與整理、電子文件 歸檔與電子檔案編目、電子檔案的管理、電子檔案的處置等六大環(huán)節(jié)。本文在此基礎(chǔ)上，將第一個(gè)環(huán)節(jié) 調(diào)整為“電子檔案的信息技術(shù)環(huán)境”，并主要關(guān)注電子文件歸檔系統(tǒng)、電子檔案管理系統(tǒng)和檔案信息化 基礎(chǔ)設(shè)施等相關(guān)內(nèi)容，再將其二、三、四環(huán)節(jié)合并為“電子文件的歸檔管理”，但其中“電子文件的收 集與整理”指的是電子檔案前端的小電子文件管理活動(dòng)，不屬于本文的重點(diǎn)討論范圍，又將第五、六環(huán) 節(jié)合并為“電子檔案的管理與處置”，此外，為了更好地體現(xiàn)檔案工作的最終目的——為社會(huì)提供利用 這一特性，本文將第五環(huán)節(jié)中的“電子檔案的利用”獨(dú)立出來(lái)成為本文研究的重點(diǎn)環(huán)節(jié)之一，主要涉及 電子檔案的整合與開(kāi)發(fā)、服務(wù)與利用等內(nèi)容。至此，本文形成了電子檔案管理的信息技術(shù)環(huán)境、電子文 件的歸檔管理、電子檔案的管理與處置和電子檔案的利用這四大研究主題。

　　2 主題分析

　　2.1 基礎(chǔ)概念和信息技術(shù)環(huán)境

　　電子檔案的概念應(yīng)該是每個(gè)檔案工作者都要首先明晰的內(nèi)容，因此本文將本來(lái)被歸在其他類的關(guān)于 電子檔案相關(guān)基礎(chǔ)概念的文獻(xiàn)提到首位論述。

　　2.1.1 基礎(chǔ)概念 由于我國(guó)檔案信息化進(jìn)程晚于發(fā)達(dá)國(guó)家，在起步階段對(duì)發(fā)達(dá)國(guó)家相關(guān)成果的翻譯和介紹給檔案界的 概念使用帶來(lái)了很大的影響，很長(zhǎng)一段時(shí)期以來(lái)，檔案界偏向以“大文件觀”的視角來(lái)探討實(shí)為檔案工 作者的工作內(nèi)容。關(guān)于電子檔案和電子文件之間的概念區(qū)分，蔡學(xué)美 [9] 指出，電子檔案是由電子文件經(jīng) 過(guò)歸檔環(huán)節(jié)而來(lái)的，電子檔案的電子形式是原生的，來(lái)源于電子文件。二者是信息化條件下文件檔案生 命周期的兩個(gè)階段，電子文件是前端，電子檔案是后端。而數(shù)字檔案是數(shù)字檔案館館藏?cái)?shù)字資源的總稱。

　　所包含的概念大于電子檔案，因其除了電子檔案，還包括紙質(zhì)等傳統(tǒng)載體轉(zhuǎn)換生成的數(shù)字化檔案等。不過(guò)， 早在我國(guó)電子文件和電子檔案研究剛起步不久的 2000 年，就有文獻(xiàn) [10] 提醒到，不論是電子文件還是電子檔案，不能過(guò)分強(qiáng)調(diào)其形式，其本質(zhì)都是文件或檔案，“電子文件”或“電子檔案”也會(huì)像“機(jī)讀檔案” 一樣，只是一個(gè)過(guò)渡性的詞匯，最終仍要回到文件或檔案這樣一些基本概念上來(lái)。除此之外，還有文獻(xiàn) [11] 在對(duì)新《檔案法》中電子檔案的“要素合規(guī)”作了詳細(xì)解讀的基礎(chǔ)上，把電子檔案要素內(nèi)容概括為背景 要素、案卷要素、形成要素、管理要素和效力要素等。

　　3 結(jié)語(yǔ)

　　根據(jù)前文的研究發(fā)現(xiàn)，相關(guān)的研究?jī)?nèi)容越來(lái)越廣泛和豐富，“電子檔案管理的信息技術(shù)環(huán)境”這一 主題中的文獻(xiàn)較多關(guān)注文件和檔案管理系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)方面的問(wèn)題，而對(duì)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施相關(guān)問(wèn)題鮮 少涉及;在“電子文件的歸檔管理”主題下，受到關(guān)注較多的是網(wǎng)絡(luò)信息資源這一類新型電子文件的歸 檔必要性、可行性等問(wèn)題以及單、雙套制歸檔問(wèn)題，電子檔案的編目與著錄問(wèn)題鮮少受到關(guān)注;在“電 子檔案的管理與處置”主題下，受到關(guān)注最多的是電子檔案的存儲(chǔ)和備份問(wèn)題，較少文獻(xiàn)涉及電子檔案 的鑒定與銷毀問(wèn)題;在“電子檔案的利用”主題下，關(guān)聯(lián)利用的研究具有較為持久的熱度。 從縱向的時(shí)間階段上來(lái)看，我國(guó)電子檔案的早期研究主要是從大文件觀的視角對(duì)電子文件的管理系 統(tǒng)、歸檔管理等相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行探討，而后期隨著“電子檔案”與“電子文件”相關(guān)概念在檔案工作中逐 漸明確，特別是《術(shù)語(yǔ)》確立了電子檔案在我國(guó)檔案工作中的重要地位之后，直接以“電子檔案”為研 究對(duì)象的文獻(xiàn)逐漸增多。

　　而近五年來(lái)，區(qū)塊鏈 [24]、知識(shí)圖譜 [32] 等新興技術(shù)在電子檔案中的應(yīng)用以及資 源的社會(huì)化開(kāi)發(fā) [36]、交互推送服務(wù) [37] 等新型開(kāi)發(fā)利用模式成為研究的新熱點(diǎn)，這表明了學(xué)科交叉與融 合的程度逐漸加深。 另外，在上述研究過(guò)程中，本文還發(fā)現(xiàn)其中面向?qū)嵤┑膶?shí)踐研究主要為對(duì)國(guó)外電子檔案管理實(shí)踐的 介紹和分析，對(duì)國(guó)內(nèi)實(shí)踐的研究還有待拓展。需要指出的是，由于本文的樣本量較窄，研究文獻(xiàn)僅限于 少數(shù)期刊，必然有一定的局限性，在研究路線上還有待改進(jìn)，比如可考慮將樣本量擴(kuò)大到所有核心期刊， 并結(jié)合文獻(xiàn)定量分析方法，對(duì)電子檔案的研究主題進(jìn)行更全面的分析，期待有更多學(xué)者來(lái)進(jìn)行完善，描 繪出更全面的我國(guó)電子檔案研究圖景。

　　作者：許臻 顏祥林