電子檔案具有滿足不同需求、節約成本和提升服務質量等多種優勢，在管理過程中，存在內容數碼化、處理一體化、技術復雜化并口形式多樣化的特殊性，包括加強隊伍建設、建立管理系統、制定并不斷完善規范標準和加強硬軟件建設等基本要素。因此必須建立管理制度，規范利用方式，增強管理意識，加強電子檔案的保存與維護，保證電子檔案網絡安全，切實發揮電子檔案的作用。

　　【關鍵詞】電子檔案,檔案管理,基本要素

　　1引 言

　　電子檔案是通過信息技術保存的文檔資料。國家質量監督檢驗檢疫總局頒布的《電子文件歸檔與管理規范》認為 “在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件”為電子文件。隨著計算機技術和信息技術的不斷發展，信息化程度越來越高，電子檔案數量在逐年遞增。這要求必須加強電子檔案管理工作，保證歸檔資料真實性、完整性和準確性。為此，筆者闡述電子檔案優勢及其管理特殊性基本要素和策略如下。

　　2電子檔案的優勢和管理的特殊性

　　2.1電子檔案的優勢

　　滿足不同需求。在利用檔案信息資料時，可分為高低不同層次，不同利用者的使用層次需求不同。低層次需求是指基本信息的使用，高層次需求是在基本信息基礎上進行更深層次信息化后的使用。科學合理管理電子檔案，能夠提升檔案信息的使用效率，滿足不同利用者的使用要求，充分發掘檔案內有信息，能根據檔案資料建立時間、性質、內容等進行分類，能去偽存真和查缺補漏檔案信息資料。增強電子檔案科學管理，能較好地滿足高層次利用者

　　的使用要求。電子檔案管理不斷標準化、流程化和智能化，能滿足更多不同層次利用者的需求。

　　節約成本。在沒有電子檔案管理系統前，保存易破損檔案會產生較大管理成本，即便如此往往仍不能妥善保存，無法避免會出現徹底損壞情況。電子檔案能有效解決這一問題，將極易破損紙質檔案輸入電子設備使其成為電子文件，不僅降低了檔案資料的損毀情況及其管理成本，還可節省檔案存儲空間。

　　提升服務質量。檔案標準化、智能化、信息化管理后，能有效彌補傳統紙質檔案資的不足，使利用者可更方便、快捷地查閱到所需要的檔案資料，減少其中繁瑣的使用程序，極大提高檔案服務質量。

　　2.2電子檔案管理的特殊性

　　信息內容數碼化。電子檔案以數碼或符號等形式存儲和傳輸相關的文書等檔案信息，查詢和閱讀必須通過相應的軟硬件技術還原后才能完成。

　　文檔處理一體化。檔案管理人員并不參與紙質檔案歸檔前管理，但要參與設計指導電子檔案的處理過程，使之形成滿足歸檔要求的電子檔案信息。在此過程中，為保證電子檔案的可存取性、可用性和可理解性，檔案管理者相互之間必須通力協作，實現文檔處理一體化管理。

　　存儲技術復雜化。只要符合相關存儲的內外條件要求，紙質檔案即能實現長期保存的目的;要長期存儲電子檔案信息要面對和解決諸多技術問題，有效保存和利用電子檔案必須有一套相匹配的支持技術措施。

　　開發利用形式多樣化。開發利用紙質檔案已有現成的經驗，但開發利用電子檔案信息存在采取何種利用方式和范圍、在什么時間地點以及涉密檔案的保護等諸多現實問題。這要求管理部門要根據電子檔案的特性和單位的實際情況制定切實可行的措施，以良好的硬軟件設備及其相關技術，保證電子檔案開發利用率，發揮電子檔案的作用。

　　3管理基本要素

　　3.1加強隊伍建設

　　檔案管理工作質量高低與管理隊伍素質密切相關。應采取針對性措施，通過教育和培訓不斷提高檔案管理人員的專業水平和職業道德，適應科技發展和檔案管理事業的發展需求，顯著提高管理水平，不斷提高服務質量。

　　3.2建立管理系統

　　要充分利用檔案信息資源，應當建立有效的檔案管理系統。要強化前后臺、網絡、數據庫或倉庫等建設，構建并形成全面系統可操作性較強的檔案管理系統應用體系。

　　3.3制定并不斷完善規范標準

　　傳統和現代電子檔案管理都有自身的規范標準。在管理過程中存在問題的原因之一是操作流程和工作標準的不規范。所以，應針對電子檔案信息的實際，構建并不斷修改和完善電子檔案管理規范標準，并形成獨具特色的管理標準體系。在互聯網 +時代，檔案信息存儲要合理運用分布式、集中、云技術、數據倉庫等手段開展相應管理工作。

　　每個基層單位應根據電子檔案管理的客觀實際，制定并完善電子檔案管理工作標準。在管理過程中，要嚴格按照工作標準和流程進行操作，并做好監督工作。為提高電子檔案管理效率和水平，要制定并落實相關獎懲制度和措施，獎優罰劣，真正落實到位工作規范和標準。

　　3.4硬軟件建設

　　硬軟件設備儀器是電子檔案管理的基礎，在管理過程中必須合理應用。要根據實際情況做好在安全、網絡和應用系統的建設、服務器、計算機等相關設備儀器的合理配置。

　　4電子檔案管理策略

　　4.1建立管理制度

　　要建立完善的檔案信息利用批度，使利用者在查閱和使用檔案信息時明確其權限，減少檔案信息的濫用和亂用。要建立健全檔案信息管理制度，有效存儲和利用檔案信息。相關部門可利用互聯網技術收集與管理檔案信息，及時收集完整檔案，確保電子檔案的實時性，全面滿足不同要求和層次的使用需求。要做到紙質檔案與電子檔案互補，根據檔案信息實際情況來創新科學合理的管理模式，不斷提升電子檔案利用效率和服務質量。

　　4.2規范利用方式

　　應根據檔案利用者的實際情況和檔案密級嚴格規范檔案信息利用內容和利用方式。絕密的電子檔案信息應禁止使用拷貝方式進行查閱和使用，要全程監控瀏覽過程，避免資料被復制和盜取。在應用互聯網提供檔案信息利用時，要加密處理絕密檔案，定期更改安全密鑰，避免人為原因導致無法挽回損失。

　　4.3增強管理意識

　　要提高電子檔案管理水平，必須增強管理意識，使管理者明確電子檔案管理在經濟社會發展中的重要性和意義，提高管理者的重視程度。相關部門應定期開展管理人員培訓和教育工作，使其深入學習和掌握電子檔案管理的知識和理念，增強責任感，使其認識到管理工作的重要性，斷完善和加強電子檔案管理工作。

　　要根據本單位實際確定是否采用推廣使用電子檔案管理方式，不得強行推廣。各單位要因地制宜地開展電子檔案管理。館藏量較少的單位較易推廣低程度電子檔案管理，原因在于數據量有限，難以提高管理效率。

　　4.4保存與維護電子檔案

　　保證電子檔案的原始性。應用計算機技術，以原始形式還原顯示較為特殊的檔案。保證電子檔案載體物理安全。電子檔案是在磁光介質載體脫機存儲檔案信息資料，應直立排放電子檔案載體，滿足避光、防塵、防變形以及遠離強磁場和有害氣體的基本要求，必要時配備防磁柜等設施，保證電子檔案載體物理安全。

　　定期有效檢測維護電子檔案。電子檔案載體易受保存環境的影響，不外借電子檔案封存載體，定期檢測、拷貝和維護電子檔案信息及其設備儀器，在登記表中詳細記載定期檢測和維護結果，對出現的問題及時予以解決。

　　4.5保證電子檔案網絡安全

　　病毒會不斷威脅電子檔案網絡系統的安全，應建立安全的網絡體系。要設置防火墻和訪問者身份驗證兩道防線，針對網絡非法操作設置網絡權限。

　　在大數據的社會背景之下，電子檔案相關工作也必將面臨新的挑戰，但是有挑戰便會有機遇，所以其相關工作人員需積極學習相關理論知識及技術知識，不斷提升自己的業務能力，牢牢抓住機遇，那么其電子檔案工作便會獲得新的發展空間，實現其更大的價值。

　　【參考文獻】

　　[1】鄧小清.醫院管理類電子檔案整理研究【J】.蘭臺世界，2017(13)： 61-62.

　　推薦期刊：《城建檔案》(月刊)創刊于1993年，由中國城市科學研究會城建檔案信息專業委員會主辦。雜志辦刊宗旨明確，嚴格遵守黨和國家關于出版業的法律、法規和各項方針政策，宣傳黨和國家及建設部關于城市規劃、建設和管理工作以及城建檔案工作的方針政策，開展城建檔案學術研究，傳遞國內外城建檔案工作信息，交流城建檔案工作經驗，促進城建檔案業務工作的發展，更好地為城市建設和領導決策服務。